如果你即將到日本工作，以下內(nèi)容將讓你學會該如何撰寫日文商務電子郵件。除了馬上就能派上用場的范例外，也網(wǎng)羅了其它注意事項和常犯錯誤，商務英語信件寫作格式。

TABLE OF CONTENTS

一定要先記得！七大基本原則

給對方好印象、取得信賴的電子郵件寫法

千萬不要這樣寫！商務電子郵件NG范例

復制粘貼即可！各種情況下的商務電子郵件范例

總結(jié)

商務英語書信是指交易時所使用的通信，英語書信格式與稱謂的差異。在美國，常用Business writing，它包括書信、電報、電話、電傳、報告書、明信片等。英語和美語在書信體例方面存在著一定的差異。

一定要先記得！七大基本原則

英語信件的格式包括信頭、稱呼、正文、結(jié)束語、簽名。1、信頭：指發(fā)信人的地址和日期，寫在信紙的右上角。2、稱呼：指對收信人的地址和稱呼。寫在信頭之下，從信紙的左邊開始。寫信給熟悉的人。

日本有其獨特的商務電子郵件原則，發(fā)送前必須多加留意禮節(jié)，以免讓對方感到不快。要是一不小心，說不定開頭第一句話就會惹對方不悅，甚至失去工作上的信任。以下就為各位介紹七大基本原則。

１）標題：簡明扼要地傳達正文的內(nèi)容

建議將標題控制在20字以內(nèi)，讓對方一眼就能看出信件所為何來。標題要是太長，后面的部分可能會無法顯示。

商務人士每天要處理的電子郵件高達數(shù)十、數(shù)百封，所以切記標題要一目了然，讓對方不必點開就能知道內(nèi)容。這樣一來，收信人就能合理決定電子郵件的處理順序，同時也能迅速掌握內(nèi)容。
舉例來說，
「社の件」
「研修の件について」
像這種標題，不點開根本就無法掌握其內(nèi)容。

建議最好修改成
「〇〇社見積もり確認依頼」
「ビジネスメール研修(10/15)実施のお知らせ」
等標題，讓對方不必點開就能知道內(nèi)容。
此外，如果是重要通知的話，也可以考慮在標題中加上【重要】【要返信】等，借此和其它電子郵件做區(qū)別（切記不可濫用）。

２）收件人：正確使用TO、CC、BCC

無論是TO、CC或BCC，都會將同一封電子郵件同時向不同對象發(fā)送，在設定收件人時必須先了解其意義。To:承辦人、直接進行交涉的主要對象。
至于CC、BCC，則是希望其可以掌握電子郵件內(nèi)容的對象。
CC(Carbon Copy):所有收件人都看得到其他人的電子郵件地址。
BCC(Blind Carbon Copy):收件人看不到自己以外的電子郵件地址、姓名等。如果對方只跟你之間有所往來，彼此之間并不認識的話，這時如果用CC的方式發(fā)送，有可能會造成信息外流的情形，所以必須多加留意，商務英語書信格式模板。舉例來說，不小心用CC的方式向所有客戶發(fā)送電子郵件等，就是一種很常見的失誤。如果不知道該用CC還是BCC發(fā)送才好，記得先跟其他人商量一下。

３）收件人：最好加上姓名以外的稱謂

【收件人為個人時】
建議依序列出對方的“公司名稱、部門名稱、姓名”。
株式會社
△△部
部長山田太郎様

對方有職稱的話請加在姓名前面，如果能列出全名則更有禮貌，不知道名字的話可以只列姓氏。姓名后頭切記要加上“様”?！皹敗笔侨瘴闹械淖鸱Q，用來向第三人表達尊敬之意。不過“様”不可加在職稱后方，例如“部長様”等。

【同時向多人發(fā)送時】
會社
△△部各位
不必列出所有人的姓名，只需標示“各位”即可。“各位”本身就是敬稱，不必再加上“様”。

【收件人為團體時】
收件人是沒有個人姓名的團體時如下。
會社
△△部御中
“御中”所代表的意義，和收件人是個人時使用的“様”相同?！坝小辈豢墒褂迷趥€人身上。

如果弄錯對方的公司名稱或姓名，那可是非常失禮的。另外選錯字也是常見的失誤，切記一定要再三確認。

４）正文開頭：記得要先問候?qū)Ψ?/strong>

日文中的問候語會根據(jù)公司內(nèi)外與情況而不同，最好能先準備好各種問候語。在進入正文的重要內(nèi)容前，記得在開頭的問候語后先寫上“自己的公司名稱”和“姓名”。

【公司外部】
：いつもお世話になっております。
：日頃よりご愛顧賜りありがとうございます。
：（早速の）ご連絡ありがとうございます。（回復時）
：先日は貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。（拜訪之后等）
：大変ご無沙汰しております。（很久未聯(lián)絡時）
：ご不在でしたので、メールにてご連絡させていただきます。（打電話對方不在等時）
：何度も申し訳ございません。/度々失禮いたします。（當天多次聯(lián)絡時）
：お世話になります。/初めてご連絡させていただきます。/突然のご連絡失禮いたします。（第一次向?qū)Ψ桨l(fā)送電子郵件）
：先日はご迷惑をおかけいたしまして大変申し訳ございませんでした。（致歉）

【公司內(nèi)部】
：お疲れ様です。（互道辛勞時）
＊“お疲れ様”僅限公司內(nèi)部使用。如果對公司外部的人使用會相當失禮。
＊“ご苦労様”是對下屬使用的說法，最好避免使用。

５）正文：內(nèi)容切記簡明

根據(jù)“商務電子郵件實際情況調(diào)查2015”的調(diào)查結(jié)果，最讓人感到不悅的電子郵件特征第1名是“內(nèi)容模糊不清”。另外像“排版雜亂”、“信息不足”等內(nèi)容讓人難以理解的情形，排名也相當靠前。文體失禮、錯漏字等，也是排名前10的不滿項目。

除了標題外，正文也一定要清楚傳達想告知對方的內(nèi)容才行。而且除了內(nèi)容外，在排版上也必須多加留意。建議你在撰寫電子郵件的時候，英語商務信函的正確格式，參考下列注意事項，以免因為排版雜亂而造成對方不悅。１. 一封電子郵件只處理一個事情（塞進過多內(nèi)容容易搞混或弄錯）
２. 靈活使用框線和條列，保持適當行距。
３. 回答對方的詢問等時，引用前文說明。
４. 有事委托對方時，要明確告知期限。
５. 明確告知事情的承辦人是誰（希望請誰處理該工作，或者自己公司的承辦人是誰等）
６. 寫完后別忘了確認整體排版是否有問題，除了內(nèi)容外，也要確認看起來是否清爽整齊。

1、 商務書信的格式(1) :齊頭式 齊頭式(block style)是一種簡便的商務書信格式,在齊頭式中,文件或信中的每個部分都從左邊界起頭。不同的部分——比如說不同的段落或地址——則以空行的方式隔開。齊頭式很簡單,因此非常受歡迎。

６）結(jié)尾：運用問候語給對方好印象

美式結(jié)構(gòu)，一般商務英語，電子郵件都會用到。稱呼，段落，落款都頂格，段與段間空一行。Dear Jason,Im so glad to hear from you、 How have you been these days?In your last letter。

“よろしくお願いいたします”是最簡潔常見的結(jié)尾。以此收尾雖然沒什么問題，但要是不斷與對方聯(lián)絡，每次卻都用同一句收尾，總是會讓人覺得少了點什么。

以下就為各位介紹幾個不同情況下的結(jié)尾問候語?！疽话憬Y(jié)尾】
?（どうぞ）よろしくお願いいたします。
?引き続きよろしくお願いいたします，商務英語寫email的格式。
?よろしくお願い申し上げます。（更有禮貌的說法）【與對方的交涉告一段落時】
?今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
?今後とも変わらぬお引き立てのほどお願い申し上げます?！菊垖Ψ交貜蜁r】
?ご検討のほどよろしくお願いします。
?ご確認のほどよろしくお願いいたします。【致謝】
?誠にありがとうございました。
?心より感謝申し上げます?！镜狼浮?br>?心よりお詫び申し上げます。
?ご期待に沿えず申し訳ございませんでした。【回絕】
?またの機會がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。
?ご期待に沿えず恐縮ですが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

7）署名：告知自己完整的聯(lián)絡方式

?公司名稱部門名稱
?姓名（英文名）
?郵遞區(qū)號、住址
?電話號碼/傳真號碼
?電子郵件網(wǎng)址
?部分行業(yè)應一并寫下公休日、非營業(yè)日*********************************************
會社□□部田中二郎(TANAKA JIRO)
〒×××-××
東京都千代田區(qū)△△ビル5F
電話 03-×××-××× / FAX 03-×××-×××
メール TANAKA JIRO＠××.co.jp
**********************************************
↑以符號隔開，讓對方一目了然。

給對方好印象、取得信賴的電子郵件寫法

１）敬語

商務英語信函范文【1】 Dear Mr. / Ms.,This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business。

電子郵件難以表達情緒，通常會使用較有禮貌的用詞。商務電子郵件基本上會使用敬語，有別于口語和私底下的電子郵件。尊敬語和謙讓語是敬語中常被搞混的項目，千萬不要用錯。尊敬語是用來向做動作的人表達敬意。謙讓語則是向動作的接受方表達敬意。要是不小心弄錯，對方可能會覺得被瞧不起，所以使用上一定要特別小心，商務英語信封格式。以下就舉幾個常見的例子。要向公司外部的人，轉(zhuǎn)達自己上司A的意見時，應該要使用謙讓語。
“Ａがと申しております。”是正確的說法。
因為即使是自己的上司，地位還是比公司外部的人低，所以不可以用“Ａがおっしゃっている”的說法。
但如果是公司內(nèi)部的電子郵件，由于上司A的地位比你高，這時應該用“Ａがおっしゃっている”的說法。

2）季節(jié)問候語

日文中所謂的季節(jié)問候語，指的是在正文開頭放入季節(jié)或月份氣候等的問候語，是撰寫謝函或正式文章時所使用的信件格式。以電子郵件撰寫正式文章時，有時候也會使用季節(jié)問候語。季節(jié)問候語有其固定寫法，只要選擇適當?shù)脑路菀眉纯?。由于各地區(qū)的季節(jié)會有所不同，所以該用什么季節(jié)問候語并沒有正確答案，你也可以把自己的感覺寫入文中，例如“已經(jīng)來到櫻花美麗的季節(jié)”等。

▼參考網(wǎng)站
信件寫法大辭典-季節(jié)問候語：https://www.letter110.net/zikounoaisatsu/
電子郵件范例.com：https://mail-reibun.com/kisetsu/

3）慰勞對方的用語

簡明扼要地傳達重點，是撰寫商務電子郵件時的基本。不過能否在其中放入體貼對方的問候，在日本可以說是為了成功踏入社會的重要能力之一。如果能站在對方的立場，在信中放入慰勞對方的用語，那可是再好不過了。有時候只是不經(jīng)意的一句話，就能為雙方之間建立良好的關(guān)系?！纠禾岢鲆髸r】
?お忙しいところ申し訳ございませんが
?ご多忙の中とは存じますが
?ご不明點がありましたら、お気軽にご質(zhì)問下さいませ。
【例：表達感謝之意】
?早速お返事をいただき、どうもありがとうございました。
?行き屆いたお心配りに感謝いたします。
?お忙しいと思いますが、お體にお気を付け下さい。

千萬不要這樣寫！商務電子郵件NG范例

要是在商務電子郵件中用錯敬語或者選字錯誤，就會讓對方感到不悅的。為了避免這種情形，以下就舉幾個常見的錯誤。

【電子郵件中的稱謂】
要稱自己的公司為“弊社”，稱對方的公司為“貴社”、“御社”

BEC商務英語寫作格式：縮進式和齊頭式。通行的商務寫作格式，一般采用齊頭式，因此在BEC寫作中，也建議采用齊頭式，看起來格式美觀、邏輯清晰。齊頭式的寫作格式要求：段落齊頭：在齊頭式中。

Enc.: 1 B/Lading 商務英語:常見的五種商務邀請信函格式 做外貿(mào)經(jīng)常會需要給客戶發(fā)邀請信函,這里有五種通用商務邀請信函,快快學起來吧! 一、Dear sir/madam。

對于自己公司的人要省略稱謂，

對于對方公司的人則要加上“様”

向公司內(nèi)部發(fā)送的電子郵件

則可以使用“さん”

【如何避免犯錯】
不要搞錯尊敬語和謙讓語（用錯的話看起來會像是瞧不起對方）
不要頻繁發(fā)送（避免一再催促對方回復）
避免使用太過裝熟的寫法。也不可以使用?(^^?等表情符號。
即使是和同一個人聯(lián)絡，開頭還是要寫上“お世話になっております。/度々すみません●●會社の●●です?！?，結(jié)尾一定要放“よろしくお願い致します”。

一、格式介紹 商務英語書信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易時所使用的通信。它包括書信、電報、電話、電傳、報告書、明信片等。商務英語書信，一般都要求用打字機或電腦整齊地打印，左邊各行開頭垂直的。

不要在凌晨或深夜發(fā)送考慮到一般公司的營業(yè)時間

附件等等）.英語寫信格式上述已經(jīng)為您介紹了，如果還有不懂的，可以關(guān)注其他文章，看看英語書信范文.。英語寫信的格式是什么？開頭要寫什么？英文書信通常由下列五個部分組成。

建議可以在8:30?19:00之間發(fā)送

內(nèi)容避免太長或太短
信件往來時，為了避免標題都是“Re:”，記得要適時修改標題
要表達憤怒時，盡可能通過電話聯(lián)絡（電子郵件會給人比較兇的印象）
避免換行太多，或完全不換行（讓文章的排版比較好讀）
小心錯漏字和選字錯誤（尤其是公司名稱、姓名、商品名稱等）
避免使用過多平假名，造成文章難以閱讀＜一般而言會使用平假名的詞匯＞
ありがとうございます/こんにちは/こんばんは
よろしくお願いします。(×宜しくお願いします)＜漢字、平假名都可以＞
“様”和“さま”
如果是商務電子郵件，商業(yè)信函書寫格式英文，建議用“様”比較好?！挨丹蕖彪m然也不算錯，但建議在比較熟之后使用。▼參考網(wǎng)站
https://www.mine-3m.com/mine/news/image?news_id=15852
https://andspace.net/blog/writing170902/
https://jinzaii.or.jp/4012

復制粘貼即可！各種情況下的商務電子郵件范例

英文書信的格式：1. 信頭：指發(fā)信人的地址和日期，寫在信紙的右上角。2. 稱呼：指對收信人的地址和稱呼。寫在信頭之下，從信紙的左邊開始。寫信給熟悉的人，如王明一般用Dear Wang Ming 或Dear Mr. Wang。3。

接下來就按照以上的建議，試著寫一封商務電子郵件吧。

以下的范例將根據(jù)各種不同的情形

列出正文的部分，不包含標題、收件人和署名。

你可以自行改寫內(nèi)容【推銷（產(chǎn)品或服務的提案）】

平素は弊社商品「」をご利用

いただき誠にありがとうございます。〇月〇日より新商品「」

の発売が開始されます，英語商務信。
なにとぞご検討のほどよろし

くお願いいたします。
なお、ご注文は田中までご連絡ください。

お見積もりを作成させていただきます。何かご不明な點がございましたらお気軽にお問合せください。
【委托估價】
先日は新商品のご提案ありがとうございました。早速ですが田中様よりご提案いただきました新商品

「」の導入を検討しております。
つきましては以下の內(nèi)容で

見積書作成をお願いいたします。見積商品
1.新商品「〇〇」×100セット
2.支払方法
3.受け取り場所弊社支店
見積書を參考に弊社にて予算調(diào)整等行

うため〇月〇日までにいただけますと大変助かります。

勝手を申し上げて恐縮ですが、ご検討よろしくお願いいたします。
【拜訪、視頻會議后】
お世話になっております。株式會社田中次郎です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。様から頂きましたご要望、ご質(zhì)問について弊社にて検討の上、
來週●曜日（●日）までに回答させていただきます。なお、ご不明な點等ございましたらご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
【要求確認文件】（公司內(nèi)部）
お疲れ様です。部△△です。新商品販売戦略企畫書が完成いたしましたのでファイルを添付します。
ご確認お願いいたします。
お忙しいところ申し訳ございませんが、
〇月〇日の會議資料となりますので修正、変更點は
〇日午前中までにご返信いただきますようよろしくお願い申し上げます。
【會議聯(lián)絡】（公司內(nèi)部）
お疲れ様です。部田中です。新商品販売戦略會議についてご連絡します。日時2020年〇月〇日（〇）13:00～15:00
會場會議室A
資料添付ファイル出欠連絡〇月〇日（〇）18：00まで（部田中にお願いします。）
新商品の営業(yè)活動の方針を検討する重要な會議となりますので、各自スケジュール調(diào)整を お願いいたします。

總結(jié)

對于在日本工作的人而言，如何避免損及彼此的工作情緒，可以說是一種十分重要的禮節(jié)。希望你可以參考這篇文章，在發(fā)送電子郵件時遵守日本商場的原則，讓商務電子郵件成為你順利推動工作的利器。但如果覺得自己沒把握，或者擔心敬語是否用錯等時，建議你還是鼓起勇氣，向公司里的日本人請教吧，商務英語信函格式英文。

【聲明：本文來源于網(wǎng)絡，若有來源標注錯誤或涉嫌侵犯您的合法權(quán)益，請聯(lián)系我們。我們將及時更正、刪除，謝謝?！?/p>