目錄
  • 商務(wù)英語memo范文
  • 商務(wù)信函的特點(diǎn)
  • 商務(wù)memo范文
  • 商務(wù)寫作memo范文
  • 商務(wù)英語中的memo

    • 商務(wù)英語memo范文

    商務(wù)信函的格式和范文(標(biāo)準(zhǔn)版)

    商務(wù)信函屬于商務(wù)禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務(wù)場合或商務(wù)往來過程中所使用的簡便書信。其主要作用是在商務(wù)活動中用來建立經(jīng)貿(mào)關(guān)系、傳遞商務(wù)信息、聯(lián)系商務(wù)事宜、溝通和洽商產(chǎn)銷;詢問和答復(fù)問題、處理具體交易事項。其種類包括聯(lián)系函、推銷函、訂購函、確認(rèn)函、索賠函等多種。

    文種特性

    〔一)語氣口語性

    每一封商務(wù)信函的往來都是不同的企業(yè)之間或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務(wù)信函更多地體現(xiàn)了感性的一面。而不是人們想象的商務(wù)信函應(yīng)該用一種特殊的生意腔，信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調(diào)來表現(xiàn)。

    (二)內(nèi)容直接性

    企業(yè)每天都要閱讀大量信函文件。商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。所以，商務(wù)信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。用簡潔樸實(shí)的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。當(dāng)涉及數(shù)據(jù)或者具體的信息時，如時間、地點(diǎn)、價格、貨號，等等，要用語精確，使交流的內(nèi)容更加清楚，這更有助于加快商務(wù)活動的進(jìn)程。

    (三)態(tài)度真誠性

    商務(wù)信函要能夠充分體現(xiàn)敏碼真誠、禮貌。不管說什么，都要帶著誠意去說。把寫好的商務(wù)信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語，而是體現(xiàn)了一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。

    (四)主旨單一性

    商務(wù)信函具有純粹的業(yè)務(wù)性，一般要求專文專事，內(nèi)容集中單一，圍繞公務(wù)，突出主旨。

    (五)格式規(guī)范性

    商務(wù)信函結(jié)構(gòu)類似于一般的書信，有稱呼、有正文、有署名。外貿(mào)商務(wù)函、電的寫作則必須依照國際慣例，用英語或?qū)Ψ紾J所使用的語言書寫，在文法和書寫格式上也要符合對方的語言規(guī)范和習(xí)慣。

    (六)地位平等性

    商務(wù)信函是兩個平等法人之間的往來文書，反映雙方平等、互惠互利的關(guān)系。商務(wù)信函的寫作應(yīng)相互尊重，以禮相待。

    (七)要求時限性

    商務(wù)信函是在商務(wù)活動的每個環(huán)節(jié)中形成的，每封信函都是一定時限內(nèi)的雙方意愿的明確表達(dá)。因此，接收對方的信函后必須及時回復(fù)。目前，信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應(yīng)這一特點(diǎn)的需要。

    商務(wù)信函一般由三部分組成慧拿緩：信頭、正文、信尾。

    (一)信頭

    信頭即信函的開頭，由發(fā)信人名稱及地址、標(biāo)題、函號、稱謂、收信人地址和單位等組成。

    1發(fā)信人名稱及地址

    發(fā)信人名稱及地址一般寫明發(fā)信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址。還包括電話號碼、電報掛號、專用電碼、電傳、傳真、網(wǎng)址等商務(wù)聯(lián)系信息。

    2.標(biāo)題

    作為商務(wù)信函，它與一般的普通信件不同，只要不是企業(yè)單位個人與個人之間的交流，商務(wù)信函一般可以有標(biāo)題。標(biāo)題位置在信文首頁卜方，居中書寫，其內(nèi)容是標(biāo)明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標(biāo)題就對信文的主要內(nèi)容有大致的了解。常見的商務(wù)信函標(biāo)題有以下兩種形式：

    (1)由事由加文種名稱函構(gòu)成，如關(guān)于要求承付打印機(jī)貨款的函、推銷函、訂購函、索賠函等。

    (2)先寫事由二字，加冒號提示，然后直接標(biāo)寫該信函的內(nèi)容，如事由：機(jī)動車索賠。

    3函號

    函號即編號，分為對方編號和己方編號。在外貿(mào)業(yè)務(wù)信函的信頭上注明編號，可保證信函便于管理和查閱。

    函號位置一般出現(xiàn)在標(biāo)題右下方或信頭的左上方。常見的有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號的格式，采用x函〔xxxx〕x號或(xxxx) 函第x號的形式;二是采用直接編號的形式，如第x號。

    4稱謂

    稱謂是對收信人或收信單位的稱呼前模，一般寫受文者的尊稱，這是商務(wù)信函必須的一項。其位置一般在標(biāo)題或函號的左下方，單獨(dú)占行，頂格書寫，后面用冒號。書寫時有以下兩種稱謂：

    (1)泛指尊稱。尊敬的后加稱謂并加冒號，如尊敬的先生、尊敬的女士等。尊稱中可以使用職務(wù)，如尊敬的`辦公室主任、尊敬的財務(wù)部部長、 尊敬的銷售部經(jīng)理等。

    (2)具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認(rèn)識或者非常熟悉的情況。因?yàn)檫@種稱謂能夠體現(xiàn)寫信人與收信人之間的情感與密切關(guān)系。稱謂可用泛稱中的先生、女士等，也可以使用職務(wù)，如尊敬的辦公室石主任、尊敬的財務(wù)部張部長、尊敬的銷售部王經(jīng)理等。

    5.收信人地址、單位

    收信人地址、單位要寫明收信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址。

    (二)正文

    正文是商務(wù)信函的主體，敘述商務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題。正文寫作要求內(nèi)容單純，一文一事，文字簡明，事實(shí)有據(jù)，行文禮貌。

    1問候語

    問候語也即應(yīng)酬語或客氣語。開頭的問候語是商務(wù)信函必不可少的，即發(fā)信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如您好,近來生意可好，效益頗高等。如果是初次聯(lián)系，可使用久仰大名，未親雅教等詞語。如果是回函，可使用惠書敬悉，不勝感激等詞語表示感謝來函。

    2主體

    主體是商務(wù)信函正文的核心內(nèi)容，是發(fā)信人要說明的事項。不同的商務(wù)信函的內(nèi)容是不同的。一般包括以下兩個內(nèi)容：

    (l說明發(fā)函緣由。直截了當(dāng)、簡明扼要地說明發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容;復(fù)函則要引敘對方來函要點(diǎn)，以示復(fù)函的針對性。

    (2)說明發(fā)函事項。主體表達(dá)信函的中心內(nèi)容，一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細(xì)地陳述具體事項，或是針對所要商洽的問題或聯(lián)系事項，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實(shí)要清楚，表達(dá)要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內(nèi)容、意愿要求三部分;詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項兩部分;答復(fù)函的正文主體包括答復(fù)緣由、答復(fù)內(nèi)容兩部分;商品報價函的正文主體包括產(chǎn)品的價格、結(jié)算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運(yùn)輸方式等。

    如果正文主體內(nèi)容簡單，邏輯上可采用篇、段合一式結(jié)構(gòu)，如果正文主體內(nèi)容較多，邏輯上可采用分段式結(jié)構(gòu)。

    3結(jié)尾語

    正文結(jié)束以后，一般用精練的語言將主體所敘之事加以簡單概括，并提出本函的有關(guān)要求，強(qiáng)調(diào)發(fā)函的日的。如請求函的結(jié)尾語是拜托之事，承望協(xié)助解決為盼，希望回函的結(jié)尾語是不吝賜函，靜候佳音等。結(jié)尾語視發(fā)信人與收信人的關(guān)系以及信函的內(nèi)容而定，要求恰當(dāng)?shù)皿w。

    (三)信尾

    信尾部分包括四部分內(nèi)容。

    1祝頌語

    所有的商務(wù)信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分：

    (1)請候語，在正文結(jié)束后空兩格書寫。常用的有敬祝、順頌、恭祝等。

    (2)安好語，一定另起一行頂格書寫，以表示對對方的尊重。常用的安好語有商棋、金安、生意興隆等。

    2簽署

    簽署即發(fā)信人的署名或簽名、用印。商務(wù)信函的署名可根據(jù)企業(yè)的要求或發(fā)信人的意見而定。有的企業(yè)署名以單位名稱加蓋印章的方式;有的企業(yè)要求發(fā)信人直接簽名，以示對信函的內(nèi)容負(fù)責(zé)。個人簽名一定要由發(fā)信人親手所簽。

    3日期

    日期一般是發(fā)信具體時間。商務(wù)信函因?yàn)樯婕吧虅?wù)業(yè)務(wù)往來，務(wù)必寫明發(fā)信日期。一般采用以下三種形式：

    (1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發(fā)信日期，如xxxx年八月十八日。

    (2)阿拉伯?dāng)?shù)字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯?dāng)?shù)字寫明發(fā)信日期，如2008 年8月18日。

    (3)國際標(biāo)準(zhǔn)簡寫法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)記年、月、日，在一位數(shù)的月、日前加0，如2008年08月18日。

    無論哪種寫法，日期務(wù)必寫全，以便存檔備查。如2008年08月08日，不能寫成08年08月08日。

    4附件

    附件是隨函附發(fā)的有關(guān)材料，如報價單、發(fā)票、確認(rèn)書、單據(jù)等。如果需要標(biāo)注附件的，在信函簽署的下方可以標(biāo)注附件。如果附件是兩個以上的，要分別標(biāo)注附件一、附件二等。

    范文：

    道歉函

    xx市興達(dá)貿(mào)易有限公司：

    貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年x月x日《購買電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現(xiàn)接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現(xiàn)已就此事進(jìn)行調(diào)查。

    經(jīng)有關(guān)邵門查實(shí)：我廠生產(chǎn)的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時，經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗(yàn)全部為優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。函中所提的部分電腦桌出現(xiàn)接口破裂，是由于我方工人在出倉時搬運(yùn)不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，并請貴公司盡快提供電腦桌受損的詳細(xì)數(shù)字及破損程度，以及公證人證明和檢驗(yàn)證明書，我介司將以最快的速度按實(shí)際損失給予無條件賠償。

    對此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發(fā)生。

    希望能夠得到責(zé)公司諒解，繼續(xù)保持良好的貿(mào)易往來關(guān)系。

    候復(fù)

    xx市光明家具有限公司

    20xx年x月x日

    商務(wù)信函的特點(diǎn)

    函電英語外貿(mào)商務(wù)寫作中，如果是開發(fā)客戶首先要做的就是問好和自我介紹。下面是我給大家整理畝悔的商務(wù)信函寫作英文范文，供大家參閱!

    商務(wù)信函寫作緩盯英文范文：Self-introduction

    例文如下:

    Dear Sirs,

    We owe your name and address to the Commercial Counsellor's Office of the Swedish Embassy in Beijing who have informed us that you are in the market for Textiles.

    We avail ourselves of this opportunity to approach you for the establishment of trade relations with you.

    We are a state-operated corporation,handling both the import and export of Textiles. In order to acquaint you with our business lines,we enclose a copy of our Export List covering the main items suppliable at present.

    Should any of the items be of interest to you,please let me know. We shall be glad to give you our lowest quotations upon receipt of your detailed requirements.

    In our trade with merchants of various countries,we always adhere to the principle of equality and mutual benefit. It is our hope to promote,by joint efforts,both trade and friendshp to our mutual advantage.

    We look forward to receiving your enquiries soon.

    Yours faithfully,

    Encl.

    函電 (1) ------ 注解擾耐和 A

    1. owe ...... to ...... 把.....歸功于......

    例句: We owe your name and address to .......

    2. Commercial Counsellor's Office 商務(wù)參贊處

    3. be in the market for 想要購買....

    例句: We are in the market for Groundnuts.

    be in the market 要買或賣

    例句: Please advise us when you are in the market.

    4. avail oneself of ...... 利用.....

    例句: We avail ourselves of this opportunity to express our thanks to you for your close cooperation.

    5. approach v. 與......接洽

    例句: We have been approached by several buyers for the supply of walnuts.

    6. state-operated corporation 國營公司

    7. handle v. 經(jīng)營

    例句: This shop handles paper and stationery.

    8. acquaint sb. with sth. 使某人了解某事

    例句: You will have to acquaint us with the details.

    9. line n. 行業(yè) ; (一類)貨色

    例句: We have been for many years in the chemical line.

    This is a good line of hardware.

    10. enclose v. 隨函附上

    例句: We enclose a copy of our pricelist.

    Please refer to the pricelist enclosed with (or : in) our letter of August 5.

    Enclosed please find a copy of our pricelist.

    (Or: Please find enclosed a copy of our pricelist.)

    We believe you will find the enclosed interesting.

    enclosure n. 附件 (信內(nèi)有附件時,常用 Encl. 或 Enc. 注明與信末坐下角,如例文.) 例句: We thank you for your letter of April 15 with enclosures.

    商務(wù)信函寫作英文范文： Request for the establishment of business relations

    例文如下:

    Dear sirs,

    Having obtained your name and address from Messrs. Anderson & Co.,Rotterdam,we are writing you in the hope of establishing business relations with you.

    We have been importers of Arts & Crafts for many years. At present,we are interested in various kinds of Chinese Arts and Crafts and should appreciate your catalogues and quotations. If your prices are in line,we trust important business can materialize.

    We are looking forward to receiving your early reply.

    Yours faithfully,

    (從以上的信件中可以看出,這就是客戶的 inquiry,繼續(xù)看下面供應(yīng)商的回復(fù).)

    函電 (2) ------ B :A reply to the above

    Dear sirs,

    We thank you for your letter of the 3rd this month and shall be glad to enter into business relations with your firm.

    Complying with your request,we are sending you under separate cover our latest catalogues and pricelist covering our exports.

    Payment should be made by an irrevocable and confirmed letter of credit.

    If you find business possible,please cable us for offers.

    Yours faithfully,

    函電 (2) ------ 注解 A

    注解:

    1. obtain v. 獲得

    例句: We regret to say we cannot obtain any interest.

    例文中的 Having obtained ...... from ...... 也是一句向?qū)Ψ奖磉_(dá)如何獲得對方聯(lián)系方式的句型. (今天學(xué)的是第二句)

    還記得昨天學(xué)的第一句表達(dá)如何取得對方聯(lián)系方式的句子嗎? We owe your ...... to ...... 這些句型是在你向初次聯(lián)系的客戶發(fā)郵件時可使用的好句子,這樣,客人就不會覺得你的聯(lián)系太突然了.

    2. appreciate v. 感謝,感激 ; 理解,體會

    例句: We highly appreciate your kind cooperation.

    We shall appreciate your giving this matter your serious consideration.

    We shall appreciate it if you will send us a brochure and two sample books by air immediately.

    We hope you will appreciate our position.

    這是一個在函電里用的頻率比較高的一個詞, 這個詞的好的運(yùn)用會使你的信件增添一份美.

    3. in line (with) = in agreement (with) ------- mean : suitable

    例句: If your price is in line,we can take large quantities.

    4. materialize v. 實(shí)現(xiàn)

    例句: We hope the business will eventually materialize.

    函電 (2) ------ 注解 B

    5. enter into ph.v. 開始(某種關(guān)系、事業(yè)、談判等) ;締結(jié)(契約等)

    例句：We wish to enter into business relations with your corporation for the supply of light industrial products.

    We expect to enter into (=begin) business talks with them next week.

    6. comply (with) vi. 依照，符合

    例句： We hope you will be able to comply with our request.

    This offer does not comply with our requirements.

    表示 “ 按照...... ; 和......一致" 意思的,除了 comply with 外, 還有 in compliance with , in line with , in accordance with , in comformity with .

    7. under separate cover 另郵 , 另寄

    也可以說 by separate mail ; 如附在信里則用 under cover (隨函) 或 enclose (見上一個例文). 例句: We are sending you catalogue under separate cover. = We are sending you catalogue by seperate mail.

    We are sending you under cover a copy of pricelist. = We are enclosing a copy of our pricelist.

    8. cable v. 打電報

    注意: cable sb. sth. 把某事物電達(dá)給某人

    cable sb. for sth. 向某人電索某事物

    例句: Please cable us offers.

    Please cable us for offers.

    cable n. 電報

    例句: Please make us an offer by cable. = Please make us an offer by telegram.

    Please make us a cable offer. = Please make us a telegraphic offer.

    商務(wù)信函寫作英文范文：Transferring Business Relations

    例文:

    Dear sirs, Your letter of 1st August addressed to our Shanghai Branch Office has been passed on to us for attention and reply, as the captioned goods lie within the scope of our business activities.

    We regret to inform you, however, that this particular line has already been represented by ABC & Co., Ltd., 144 Broad Street, Alexandria, Egypt. As a result, we are not in a position to supply you with the goods but would rather recomment that you approach them direct for your requirements.

    If you are interested in any other items, please let us know and we shall be only too pleased to make you offers.

    Yours truly,

    cc ABC & Co., Ltd., Alexandria, Egypt

    函電 (3) ------ 注解

    1. enamelled copper wire 漆包線

    2. pass on ph. v. 傳遞 , 轉(zhuǎn)交

    例: We will pass on your decision to the buyers.

    3. captioned adj. 標(biāo)題項下的 , 標(biāo)題所說的

    例: We are pleased to advise you that the captioned goods were shipped yesterday per s.s. Pearl. caption n. 標(biāo)題

    例: We have noted your letter of August 6 under the above caption.

    4. lie within the scope of our business activities 屬于我們的經(jīng)營范圍

    5. regret v. 抱歉 , 惋惜 , 引為遺憾 + sth. / doing sth. / to do / that ...

    例: We very much regret our inability to comply with your wishes.

    We regret being unable to offer you this article at present.

    We regret to note (or : learn) that you cannot make any headway with our offers. We regret that the business has fallen through.

    regret n. 抱歉 , 遺憾

    例: Much to our regret,we are unable to even shade the price.

    6. be in a position to 能夠

    例: We are not in a position to take on new business at present.

    7. resommend v. 推薦 , 勸告 , 建議 + n. / doing sth. / sb. to do / that

    例: We strongly recommend acceptance for our stocks are running low.

    We recommend buying a small quantity for trial.

    We recommend you to buy a small quantity for trial.

    8. be only too pleased to ... 十分樂于......

    商務(wù)memo范文

    篇一：英語商務(wù)信函范文

    Dear Mr./Ms,

    Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m. about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest.

    Yours faithfully,

    棗高手

    篇二：英語商務(wù)信函范文

    Dear Mr/Ms,

    I represent the W/P Electronics Company in Dallas, and will be in Kunming from next Monday to Friday, （October 5-9）。 I should like to call on you to discuss our new monitor. Would 0930 hours on Tuesday, October 6 be convenient?

    I shall be in Beijing, at the Great Wall Hotel, ()from Tuesday, September 29, until Sunday, October 4, where a message will reach me. If the day is not convenient, will you please suggest another.

    Yours faithfully

    篇三：英語商務(wù)信函范文

    Dear Mr. / Ms,

    I am at present in Hamburg visiting the harbour with a view to making known our new type of container for use in Europe.

    I shall be in Antwerp on Wednesday, 4th June, and should like to call on you at 2.00 p.m. on that day.

    If I do not hear from you to the contrary, I shall assume that it will be convenient for me to call at that time.

    凳嫌

    Yours faithfully

    篇四：英語商務(wù)信函范文

    Dear Mr. / Ms,

    Mr. Jack Baron, our personnel director, has asked me to acknowledge your application for the post of accountant and to ask you to come to see him on Friday afternoon, 5th July, at half past two.

    I will appreciate your letting me know whether you will be able to come.

    念薯

    Yours faithfully

    商務(wù)寫作memo范文

    商務(wù)英語letter比memo更正式些。根據(jù)調(diào)查相關(guān)公開材料，商務(wù)滑姿英語是以適應(yīng)職場生活的語言要求為目的，內(nèi)容涉及到商務(wù)活動的方方面面。商務(wù)英語課程不只是簡單地對學(xué)員的英文水平、能力的提高，更橡散多地是向?qū)W員傳授一種西方的企業(yè)梁讓氏管理理念、工作心理，甚至是如何和外國人打交道，如何合作、工作的方式方法，以及生活習(xí)慣等，從某種程度上說是包含在文化概念里的。

    商務(wù)英語中的memo

    memo格式即備忘錄格式，全稱memorandum，

    memo通常是商業(yè)中用于內(nèi)部交流的，傳遞信息的短文檔。備忘錄的特點(diǎn)是簡談宏陪潔、直接和易于瀏覽。它們不像普通商務(wù)信函那樣正式絕宏，但它應(yīng)該保持專業(yè)、簡潔的風(fēng)格。通常，業(yè)務(wù)備忘錄的目的是雙重的：確定問題和提出解決方案。其他時候，備忘錄也可能提供或要求事實(shí)性信息。含蠢

    mono格式結(jié)構(gòu)

    1、mono備忘錄的開頭句子或段落告訴讀者問題的上下文，建議的任務(wù)，備忘錄的目的。

    2、上下文：所描述的上下文是你所要解決的問題的事件、情況或背景。要用一個句子還是一段話，取決于情況的復(fù)雜程度。

    3、任務(wù)：任務(wù)或作業(yè)描述了你為解決問題或情況所做的工作。

    4、目的：目的陳述解釋了你為什么要寫備忘錄，并引出了備忘錄的其余部分。需要直接，避免淡化信息。要把最重要的信息傳達(dá)給讀者，不需要詳細(xì)描述每一個問題，如果備忘錄太長，加上部分標(biāo)題會讓自己更容易跟上信息的結(jié)構(gòu)。

    【聲明：本文來源于網(wǎng)絡(luò)，若有來源標(biāo)注錯誤或涉嫌侵犯您的合法權(quán)益，請聯(lián)系我們。我們將及時更正、刪除，謝謝?！?/p>