商務(wù)英語信函為什么要考慮周全，商務(wù)英語信函的重要性

目錄

商務(wù)英語信函分類

商務(wù)英語信函的重要性

商務(wù)英語信函的定義和分類

商務(wù)英語信函寫作類型

商務(wù)英語信函格式介紹

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商務(wù)英語信函分類

BEC商務(wù)信件的種類繁多，用英語來寫作，其格式及范文是怎么寫的?以下是我給大家?guī)砬鄞笤鏐EC商務(wù)信件的寫作格式及英文范文

BEC商務(wù)信件的寫作范文

SMITH&BROWN PLC

Mr.Thomas Davis,Smith and Brown PLC

41Fountain Street

Beijing 100010

Tel: 6325XXXXX

Fax:6325XXXXX

James Brown

Sales Manager

David Advertising Ltd.

33 Corn Road

Beijing 100010

Your ref:DK/YU430

Our ref:MT/KA

15 April 2004

Dear Mr. Brown,

仿清Re: New Product Advertisement Booking

Thank you for your letter of 12 April 2004 concerning our new product advertisement booking. I am writing to inform you that certain changes have been made because we have increased the budget on the advertising campaign.

We need to change the following details. Firstly, we would like to book colour page adverts instead of black and white. In addition, we would like our adverts to appear in four issue rather than two, that is, June, July, August and September. Finally, I would be grateful if you could quote us a new price and offer us a 10% discount considering the large number of issues in which we place the adverts.

I am sorry for any inconvenience this has caused and look forward to your early reply.

Yours sincerely

Thomas Davis

Thomas Davis

Manager

Enc.

BEC商務(wù)信件的寫作格式

信頭(letterhead)

正是的商務(wù)信函按照規(guī)定必須寫在專門的信紙上面，我們通常把這種信紙叫做帶有信頭的信紙(headed paper)。信頭通常包括發(fā)言人的公司名稱、地址、郵編、電話和傳真號碼等。信頭的位置可以在信紙的左上角、右上角或者在信紙的中央。如果沒有信頭，你也可以先打出來。上面這封信的信頭就是Mr.Thomas Davis, Smith and Brown PLC, 41 Fountain Street, Beijing 100010, Tel:6325XXXX, Fax:6325XXXX。

寄信人的地址(sender's address)

我們可以看出來寫信人的公司是Smith and Brown PLC，地址是41 Fountain Street, Beijing 100010, 電話和傳真是 Tel:6325XXXX, Fax:6325XXXX。寄件人的地址通常些在信的右上角或者信的嫌雀左上角(收件人地址的上方)。

收信人的地址(recipient‘s address)

收信人的地址是David Advertising Ltd.,33 Corn Road,Beijing 100010。

編號(References，縮寫為Ref.)

大多數(shù)商務(wù)書信都有編號，編號主要用于信件歸類存檔。編號通常分為Our ref.(我方編號)和Your ref.(你放編號)

日期(Date)

對于日期的書寫大家一定要小心。比如2004年4月10日，我們寫成2004/04/10，英國人通常為10/4/2004 或者10/04/2004，美式英語為4/10/2004或者04/10/2004。所以在寫正是信函時(shí)最好寫成10th April 2004(英式英語)或者April 10，2004(美式英語)。另外在很多信件中日期的位置并不是一成不變。它既可以出現(xiàn)在寫信人地址的下面(信的右端)，也可以出現(xiàn)在收信人地址的上面(信的左端)，還可以出現(xiàn)在收信人地址的下面(信的左端)。這信就屬于最后一種。

稱呼語(salutation)

在信的正文開頭總要有一個(gè)稱呼，通常都是用Dear 開頭。在英式英語中稱呼語后面可以不加標(biāo)點(diǎn)符號或加逗號(美式英語有時(shí)加冒號)，但是如果你使用都好就要在結(jié)束語后面也加上逗號，如果不是用逗號則結(jié)束語也不加逗號。在英語中稱呼名字與中國人正好相反。中國人姓在前名在后，英國人是名前姓后。英語中一般有四種對人的稱謂，即：Mr./Ms./Mrs./Miss,我們在稱呼時(shí)通常用對方的姓。比如：James Brown， 其中James 是名(given name/Christian name/first name)，Brown是姓(surname/family name/last name)。如果是男士(通常可以從名字看出來)，我們可以說：Dear Mr. Brown 布朗先生(未婚或已婚都可以)。如果是女士，我們可以說Dear Mrs. Brown布朗夫人(已婚)，Dear Miss Brown布朗小姐(未婚)，Dear Ms. Brown 布朗女士(未婚或已婚都可以)。如果不知道對方姓名，我們可以這樣寫： Dear Sir or Madam， Dear Sir或者Dear Madam。如果收信人是一家公司，這時(shí)你則應(yīng)該以Dear Sirs 作為這封信的稱呼。

未婚已婚未婚或已婚都可以

知道對方姓名男士 Dear Mr. Brown

女士Dear Miss BrownDear Mrs. BrownDear Ms. Brown

不知道對方姓名 Dear Sir

Dear Madam

信的主題(subject 或者regarding 加上冒號，regarding 經(jīng)常被縮寫為re：)

信的主題說明這封信主要說明的是什么內(nèi)容。有時(shí)也可以不寫subject或re: 而直接用大寫字母寫明主題或者用消協(xié)字母加橫線。上面這封信可以有以下幾種寫法：

1.每個(gè)單詞的首字母大寫：Re：New Product Advertisement Booking

2.每個(gè)單詞的字母大寫，但是不用加橫線：SUBJECT：NEW PRODUCT ADVERTISEMENT BOOKING.

3.如果不用Re或者subject 可以直接寫為：NEW PRODUCT ADVERTISEMENT BOOKING 或者New Product Advertisement Booking。

以上三種大家可以任選。

信的正文(Body)

1. 信的首段：(introductory paragraph)

通常正是信函的第一階段會表明寫信的原因、目的或者根據(jù)什么來寫這封信。

2.信的主段(main paragraph)

信的主要內(nèi)容通常放在此段，此段根據(jù)內(nèi)容的多少可以另分為數(shù)段。

3.結(jié)束段(concluding paragraph)

在新的結(jié)束段，通常會根據(jù)情況表達(dá)感謝或盼望對方回信等。

結(jié)束語(complimentary ending)

結(jié)束于根據(jù)稱呼語的不同而不同。如果知道收信人的姓名，比如：Dear Mr. Brown, Dear Mrs. Brown, Dear Miss Brown和Dear Ms. Brown, 其結(jié)束語是Yours sincerely(美式英語是Sincerely yours 或Sincerely)。如果不知道姓名我們通常用Dear sir or Madam， Dear Sir 或者Dear Madam，其結(jié)為語是Yours faithfully(美式英語是Faithfully yours 或Faithfully)。這里大家一定注意結(jié)束語Yours sincerely 的寫法。Yours中的字母y應(yīng)該大寫，并且Yours中的s不能省略。綜上所述，稱呼語語結(jié)束語的對應(yīng)關(guān)系如下：

不知道收信人是誰Dear Sir

Dear Madam

Dear Sir or Madam

Dear SirsYours faithfully

知道收信人是誰Dear Mr. Brown

Dear Mrs. Brown

Dear Miss Brown

Dear Ms BrownYours sincerely 或Your truly

如果收信人與寫信人的關(guān)系親密Dear Tom

Dear RoseBest wishes

With kind regards/Best regards

Yours

Love(非正式書信，親密的朋友或家人)

簽名(signature)

即寫這封信的人用鋼筆親自寫簽名的全名。

打印機(jī)打出的名字(typed signature)

通常在用鋼筆簽名的下方再打出寫信者得名字，這是為了防止讀信的人看不清手簽的名字。

職位或稱謂(position/title)

內(nèi)附(enclosures，縮寫為Enc.)

它表明此信還寄出去了何種文件或物品。

了解了上述內(nèi)容后， 請大家再看一下上面這封信的整體布局。一般的正式信函主要有兩種常見的寫作模式，即全齊頭式和縮進(jìn)式。上面這封信就是全齊頭式。它的特點(diǎn)是;信中的每一行字，包括日期、信內(nèi)地址、稱呼、征文、結(jié)束語和簽名等從左邊頂格寫起?？s進(jìn)式的特點(diǎn)是：正文每段第一行向右縮進(jìn)5格，結(jié)束語位于中間偏右。目前大部分商務(wù)信函采用的是全齊頭式。

BEC商務(wù)信件的寫作常用句型

1. Initiate a meeting

發(fā)起會議

I would like to hold a meeting in the afternoon aboutour development planning for the project A。

今天下午我建議我們就A項(xiàng)目的發(fā)展計(jì)劃開會討論一下。

I suggest we have a call tonight at 9:30pm (ChinaTime) with you and Brown. Please let me know if thetime is okay for you and Ben。

We’d like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time。

十月三十號(周四)，老時(shí)間，開會。

Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time。

下周一鹽湖城時(shí)區(qū)下午五點(diǎn)半開會。

I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXproject。

我想跟你電話討論下報(bào)告進(jìn)展和XXX項(xiàng)目的情況。

2. Seeking for more information/feedbacks/suggestions

咨詢信息/反饋/建議

Shall you have any problem accessing the folders, please let me knows。

如果存取文件有任何問題請和我聯(lián)系。

Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule。

謝謝你，希望能聽到更多你對評估和日程計(jì)劃的建議。

Look forward to your feedbacks and suggestions soon。

期待您的反饋建議!

What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?

你對計(jì)劃方面有什么想法?下一步我們應(yīng)該怎么做?

What do you think about this?

這個(gè)你怎么想?

Feel free to give your comments。

請隨意提出您的建議。

Any question, please don’t hesitate to let me know。

有任何問題，歡迎和我們聯(lián)系。

Any question, please let me know。

有任何問題，歡迎和我們聯(lián)系。

Please contact me if you have any questions。

有任何問題，歡迎和我們聯(lián)系。

Your comments and suggestions are welcome!

歡迎您的評論和建議!

Please let me know what you think?

歡迎您的評論和建議!

Do you have any idea about this?

對于這個(gè)您有什么建議嗎?

It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior。

您若是能夠就用戶行為方面提供更多的信息就太感激了!

At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue。

如果可以，我希望你能負(fù)責(zé)這件事情。

3. Give feedback

意見反饋

Please see comments below。

請看下面的評論。

My answers are in blue below。

我的回答已標(biāo)藍(lán)。

I add some comments to the document for your reference。

我就文檔添加了一些備注，僅供參考。

4. Attachment

附件

I enclose the evaluation report for your reference。

我附加了評估報(bào)告供您閱讀。

Please check the attached file for today’s meeting notes。

今天的會議記錄在附件里查收。

The attachment is the design document, please review it。

設(shè)計(jì)文檔在附件里，請?jiān)u閱。

For other known issues related to individual features, please see attached release notes。

其他個(gè)人特征方面的信息請見附件。

5. Point listing

列表

Today we would like to finish following tasks by the end of today: 1.2。

今天我們要完成的任務(wù)：1.2。

Some known issues in this release: 1.2。

聲明中涉及的一些問題：1.2。

Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns: 1.2。

我們閱讀了最新的供應(yīng)鏈管理政策，做出如下考慮：1.2。

Here are some more questions/issues for your team: 1.2。

以下是對你們團(tuán)隊(duì)的一些問題：1.2。

The current status is as following: 12

目前數(shù)據(jù)如下：12

Some items need your attention: 1.2。

以下方面需提請注意：1.2。

6. Raise question

提出問題

I have some questions about the report XX-XXX

我對XX-XXX報(bào)告有一些疑問。

For the assignment ABC, I have the following questions:

就ABC協(xié)議，我有以下幾個(gè)問題：

7. Proposal

提議

For the next step of platform implementation, I am proposing

關(guān)于平臺啟動(dòng)的下一步計(jì)劃，我有一個(gè)提議

I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future。

我建議我們就一周項(xiàng)目開一個(gè)電話會議。

Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue

Achievo團(tuán)隊(duì)建議應(yīng)對突出問題采用A辦法。

8. Thanks note

感謝信

Thank you so much for the cooperation。

感謝你的合作!

I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project。

對如此緊急的項(xiàng)目您做出的努力我表示十分感謝。

Thanks for your attention!

謝謝關(guān)心!

Your kind assistance on this are very much appreciated。

我們對您的協(xié)助表示感謝。

Really appreciate your help!

非常感謝您的幫助!

9. Apology

道歉

I sincerely apologize for this misunderstanding!

對造成的誤解我真誠道歉!

I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of ourimplementation ASAP。

很抱歉現(xiàn)在才進(jìn)行詢問，但是我們需要盡快核實(shí)執(zhí)行信息。

商務(wù)英語信函的重要性

商務(wù)英語應(yīng)用文寫作技巧

商務(wù)英語應(yīng)用文寫作應(yīng)以提高國際商務(wù)人員的英語書面溝通能力為目標(biāo)。下面是我分享的商務(wù)英語應(yīng)用文寫作技巧，歡迎大家閱讀！

1 . 商務(wù)英語應(yīng)用文的特點(diǎn)

應(yīng)用文的范圍很廣泛，包括通知、信件、備忘錄、報(bào)告等等。它的主要特點(diǎn)是實(shí)用。因此應(yīng)用文既不同于文學(xué)創(chuàng)作，也不同于日?？陬^的交際用語。簡單說來它有以下三個(gè)主要特點(diǎn)：

1 . 1 格式規(guī)范

應(yīng)用文的格式，也是一種語言，一種文化的表現(xiàn)形式，是使用這一語言的人們在長期的社會活動(dòng)中形成的。下面以商務(wù)信函為例。一般來說，商務(wù)信函有齊頭式、混合式兩種。齊頭式：信的所有內(nèi)容都靠左，段與段之間空一行?；旌鲜剑好恳欢蔚氖仔锌s進(jìn)兩格，落款在信末中間靠右下的位置。商務(wù)信函一般由信頭、日期、信內(nèi)地址、稱謂、正文、結(jié)束語和簽名組成。通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時(shí)，直接使用這種信箋紙就可以。收信人地址要寫在左上角，寄信人地址要寫在右上角，寄信人地址也可以不寫，姓名寫在地址上面，地址排列順序依次為門牌號、街區(qū)名、城市和國名。在信的開頭人名前一定要加Mr.， Mrs.， Dear等比較尊敬的稱呼，無具體收信人姓名用Dear Sir or Madam稱呼收信者。英文商業(yè)信函的結(jié)尾是寫信人的謙稱，相當(dāng)于“敬上”的意思。若收信者為公司，謙稱則常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者為個(gè)人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，結(jié)尾的謙稱后必須加逗號。在結(jié)束語下面應(yīng)是寫信人的簽名，是英語寫作中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。結(jié)束語中鄭的姓名格式應(yīng)與稱呼相對應(yīng)。值得注意的是寫給團(tuán)體機(jī)構(gòu)的信，結(jié)束語就應(yīng)當(dāng)是全名。也就是結(jié)束語處就不能用Jim這種形式，必須寫Jim Smith。

1 . 2 文體樸實(shí)

應(yīng)用文是要解決實(shí)際問題的，不是為了以情動(dòng)人。因此，在文字表達(dá)上注重客觀表述，并且句法和用詞都要很樸實(shí)。例如：在表達(dá)“火”這個(gè)詞語時(shí)，要選擇通俗易懂的詞語“fire”，而不是用生僻難懂的詞語“conflagration”。

1 . 3 簡明扼要

應(yīng)用文的實(shí)用性決定了它必須簡明扼要。因?yàn)楝F(xiàn)代社會生活節(jié)奏的加快，人們越來越注重效率，節(jié)約時(shí)間。用簡明扼要的語言把事物表述清楚，也是應(yīng)用文的一個(gè)重要特點(diǎn)。如“As what you have requested， we are sending you our latest price list.”這句話高脊改成“As requested， we are sending you our latest price list.”則更簡潔。

2 . 商務(wù)英語應(yīng)用文的寫作原則

商務(wù)英語應(yīng)用文寫作的目的是要實(shí)現(xiàn)溝通的交流功能，必須遵循五個(gè)原則，即正確、清晰、簡潔、禮貌體貼和完整。

2 . 1 內(nèi)容正確

正確是指信中所談的事情要準(zhǔn)確、具體，不用含糊抽象的詞如：at an early date，soon等詞匯。在商業(yè)信函寫作時(shí)，表達(dá)的用詞用語及標(biāo)點(diǎn)符號必須正確無誤，因?yàn)樯虅?wù)函電的內(nèi)容大多涉及商業(yè)交往中雙方的權(quán)利、義務(wù)以及利害關(guān)系，如果出錯(cuò)將會造成一些不必要的麻煩。另外，除了避免語法、拼寫、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤外，所引用的史料、數(shù)據(jù)等也宜準(zhǔn)確無誤。在這樣一個(gè)信息鋪天蓋地的時(shí)代，信息多得真假難辨，如果信函所傳遞的信息不準(zhǔn)確，含糊不清可能會帶來無法預(yù)料的損失。在商務(wù)函件中有許多的專業(yè)術(shù)語，專業(yè)術(shù)語、縮略詞的頻繁使用是英語商務(wù)信函寫作的一大特點(diǎn)。例如：insurance policy（保單），letter of credit或L/C（信用證），CIF（到岸價(jià)），F(xiàn)OB（離岸價(jià)）等。正確使用這些術(shù)語才能避免出錯(cuò)造成嚴(yán)重的損失。

2 . 2 內(nèi)容清晰

要做到內(nèi)容清晰，首先寫信者在擬文前要清楚地知道自己要寫什么，其次為了保證對方收到信函時(shí)可以完全了解寫信者要表達(dá)的意思，不會產(chǎn)生誤解，寫信者要條理清晰、表達(dá)準(zhǔn)確，避免使用一些含混不清、模棱兩可戚培滲的詞匯。

2 . 3 語言簡潔

行文流暢、言簡意賅、避免冗長，即寫信者應(yīng)用盡可能少的文字表達(dá)必須傳遞的信息，并且不影響信函的禮貌性。不僅英語商務(wù)信函的格式要簡明扼要，而且信函的語言要通俗易懂，內(nèi)容要精煉豐富。寫信者在行文過程中應(yīng)該盡量選用簡單、易懂、樸素的詞匯，采用簡短、直接的句式。如：small in size，就可以直接用small一詞來表達(dá)。2 . 4 禮貌體貼

為了建立、保持友好的貿(mào)易伙伴關(guān)系，英語商務(wù)信函往來一般要注重禮貌原則，以禮待人。在信函中宜多用“It will be highly appreciated that”“It is our pleasure to”“We regret that”等禮貌用語。但同時(shí)也要遵循國際貿(mào)易原則，做到不卑不亢、得體大方。另一方面，要想達(dá)到使用禮貌語言這一目的，就要使用試探性的語言，這樣即可以避免表達(dá)的絕對化又可以表現(xiàn)禮貌修養(yǎng)，如在表示拒絕邀請時(shí)，不生硬無理地說“I cannot accept your invitation”而是要婉轉(zhuǎn)拒絕“I’d love to but I’m afraid I couldn’t accept your invitation”。體貼指的是寫信者應(yīng)設(shè)身處地地想到對方，尊重對方的風(fēng)俗習(xí)慣，同時(shí)還應(yīng)該考慮到收信者的文化程度、宗教信仰、性別等方面的因素，措辭上多選用些禮貌婉轉(zhuǎn)的詞語。例如表達(dá)“拒絕”這一概念時(shí)，可以用“refuse，decline”，“refuse”一詞的語氣較為強(qiáng)烈，而“decline”的語氣較為舒緩。在進(jìn)行投訴時(shí)可以用這樣的句型： I must complain about... /I am not satisfied with…/I feel something should be done about...

2 . 5 完整

完整是指信息具體翔實(shí)、豐富生動(dòng)，強(qiáng)調(diào)信息的完整性。在信函中所說的信息，必須有頭有尾，不能說半截，留半截。比如邀請函，邀請的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容，活動(dòng)要求都要一次性說清楚，不能有所偏差。信息的完整性原則尤其體現(xiàn)在對信函的回復(fù)，寫信者必須將對方詢問的具體事項(xiàng)回答清楚，不能有所遺漏。如，對詢盤的回復(fù)。如對方問及產(chǎn)品的尺寸大小、顏色、材質(zhì)，價(jià)格，那么在回復(fù)時(shí)必須要對相關(guān)問題一一解答，讓對方一目了然。

3 . 商務(wù)英語應(yīng)用文寫作技巧

3 . 1 社交信函

社交信函主要涉及日常生活和工作中經(jīng)常使用到的英文信函。如求職信、辭職信、個(gè)人簡歷、介紹信、感謝信、祝賀信、邀請信、通知、電子郵件、投訴信、推薦信、慰問信和建議信。

下面以祝賀信為例。祝賀信是向?qū)Ψ降老不虮硎咀ＹR的信件，一般用于對方有什么喜事或取得了什么成績，還用于節(jié)日壽誕等。祝賀信的'主要內(nèi)容包括表達(dá)聽到喜悅的心情，對喜訊進(jìn)行積極評價(jià)，以及自己的希望和美好祝福。寫祝賀信應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（1）要充滿熱情喜悅，使對方確實(shí)感到溫暖和振奮；

（2）贊美要做到實(shí)事求是、恰如其分，不要過分拔高甚至獻(xiàn)媚；

（3）祝賀信應(yīng)該及時(shí)，用詞要簡練，篇幅不宜過長。

Sample：

November 2， 2013

Dear Mr. Alright，

Congratulations on being named this year’s Outstanding Manager. I once visited one of your branches and was very much impressed. I am sure you deserve this honor， and I feel so happy for you.

Best wishes for even greater success to you and your company in the coming new year！

Sincerely yours，

John Black

例文的贊美很好地做到了實(shí)事求是，I once visited one of your branches and was very much impressed.（我曾經(jīng)參觀過您公司的一個(gè)分部，留下了非常深刻的印象）。作者在文中用到這樣一句，既讓對方感到振奮，又顯示出自己祝賀的真誠，而非虛情假意的錦上添花。但同時(shí)作者又僅僅用了這么一句話帶過，而又沒有用太多的語句來形容自己參觀的見聞感受，使祝賀信的主題很明確、不嗦。

3 . 2 商務(wù)信函

商務(wù)信函包括商業(yè)廣告、建立業(yè)務(wù)關(guān)系信函、詢價(jià)函與回復(fù)、促銷函、報(bào)價(jià)函與回復(fù)、還價(jià)與訂購、合同、索賠與理賠、催款與還款、報(bào)告、會議紀(jì)要及日程安排、招標(biāo)與投標(biāo)、代理。

商務(wù)信函的寫作可以說很簡單，因?yàn)樗臀膶W(xué)寫作不同，商務(wù)信函寫作有其固定的寫作模式。也就是說，你只要掌握了其中的套路，便可以寫出一篇最起碼格式正確、主題明確的商務(wù)信函。下面以詢盤enquiry信函為例。

交易磋商是國際貿(mào)易中非常重要的一個(gè)部分，由詢盤、報(bào)盤、還盤和接受這四個(gè)部分構(gòu)成，詢盤既要具體地說明你所需要的商品、目錄、價(jià)格單、樣品等，又要簡潔、抓住要點(diǎn)。詢盤信函一般由三個(gè)部分組成：

（1）開頭，提交如何獲悉對方的姓名地址、寫信目的。如：We have seen your advisement at… and are interested in your…（我方在xx看到你方廣告，對xx產(chǎn)品感興趣）

（2）具體陳述你方要求。如：C o u l d you please send me a copy of your latest catalogue？（可否寄一份最新的產(chǎn)品目錄給我們？）

（3）結(jié)尾部分，致謝并期望早日收到回復(fù)。如：we look forward to your early reply.（期待您的回復(fù)）。

商務(wù)信函基本都可以按照固定的套路去寫，所以顯得很容易。但同時(shí)商務(wù)信函的寫作又非常困難，它困難之處在于，寫作時(shí)必須小心使用文字――既要使用恰當(dāng)?shù)奈淖郑员憧梢院蛯Ψ奖３钟押煤献麝P(guān)系，又要使用有力度的詞匯以達(dá)到你的商業(yè)目的。因?yàn)樯虅?wù)活動(dòng)中企業(yè)追求利益是第一位的。因此與其他寫作不同，英語商務(wù)信函寫作強(qiáng)調(diào)的是信息溝通的有效性，不僅要關(guān)心內(nèi)容的正確與完整，還必須重視對方的反應(yīng)。在起草商務(wù)信函時(shí)，只有站在對方的立場上思考和處理問題，才能獲得滿意的溝通效果。下面以催款（collection）為例。

催款信的寫作要領(lǐng)是提醒對方貸款未付；寫明欠款金額和逾期時(shí)間；希望對方及時(shí)回復(fù)，按時(shí)還款。催款信要求文字有說服力，但還必須語氣友好，給雙方都留有余地。

Sample

Dear Sir or Madam，

I am writing to remind you that your bill for$1，500 is now 30 days past due.

If you have any problem， we’ll be willing to help. We should， however， appreciate hearing from you so we can work out a mutually agreeable payment schedule.

Please use the enclosed envelope or call me at 6809-1123.

Yours sincerely，

Susan Yan.

在這篇例文中，有這樣一些典型的例句：

A. I am writing to remind you that your bill$1，500 is now 30 days past due.（現(xiàn)來函提醒貴方1，500美元的貸款已逾期30天）

B. Appreciate hearing from you.（我方希望得到你方的回復(fù)）

C. Please use the enclosed envelope or call me at…（請使用隨函附上的信封或撥打我的電話……）這些句子就屬于商業(yè)“八股文”，在實(shí)際運(yùn)用時(shí)，完全可以用這個(gè)套路寫給任何一個(gè)欠你錢的單位。如果學(xué)生將這些句子記住了，那么一個(gè)催款信就完成3/4了。當(dāng)然，對方的欠款數(shù)目以及你的電話根據(jù)實(shí)際情況改一下就成了。那么這個(gè)催款信的1/4怎么辦呢？這就要看寫信的作者會不會“做人”了。換句話說，催款信要讓看信的人感覺好接受。例如：If you have any problem， we’ll be willing to help.（如果貴方有任何問題，我方樂于提供幫助）。這樣的句子就顯得有人情味多了。那他們在看了這樣的句子后也可以順勢給自己找個(gè)為何拖欠款項(xiàng)的臺階下了。這對雙方以后的合作關(guān)系是很重要的。當(dāng)然這不是唯一的說法，但需要注意的是：用友好的語氣給雙方留有余地。

3 . 3 商旅信函

商旅人士出差、旅行和參加公共活動(dòng)時(shí)常常面對選擇賓館、酒店、旅行安排和交通工具問題，也會碰到形形色色的表格和票據(jù)。專門從事這方面工作的人員要懂得這些信息的英文基本表達(dá)方法才有利于工作的進(jìn)行。其中旅行廣告、旅行計(jì)劃、商旅票據(jù)是商旅人士必須要熟悉的。旅游廣告是商旅人士獲得住所的主要信息來源，其用詞簡潔達(dá)意、生動(dòng)活潑、注重廣告效應(yīng)，不完全按照句子體例編排，主要構(gòu)成元素是詞匯。例如，No. of Nights（逗留天數(shù)），suit（套間），reservation form（旅客預(yù)訂單據(jù)）。旅行計(jì)劃主要涉及用英語來描述整個(gè)行程安排，其中必不可少的包括人物、聯(lián)系方式、地點(diǎn)和行動(dòng)路線。例如：

Firstly， from Monday to Friday， we will have a group discussion with Professors from different departments about Chinese culture and philosophy in the morning.

（首先，從周一到周五的每天上午，我們將與來自不同系的教授就中國文化和哲學(xué)進(jìn)行小組討論。）

至于商旅票據(jù)和表格的填寫也是一項(xiàng)必會的商務(wù)技能。當(dāng)然這些票據(jù)表格不一定要寫作者親自去制作，但從學(xué)習(xí)的角度講，還是要熟悉相關(guān)詞匯的意思，否則拿著一堆英文表格就會無從下手。例如hotel records（旅館記錄），to be confirmed（需要確認(rèn)），quarantine（檢疫單）等等。

4 . 結(jié)論

由于英語目前在國際商務(wù)活動(dòng)中仍然占重要地位，英語應(yīng)用文寫作也是國際商務(wù)人員必備的能力。古人云：“讀書破萬卷，下筆如有神?！逼綍r(shí)要大量閱讀，背誦大量的優(yōu)秀范文，這樣寫作時(shí)就可以脫口而出，隨心所欲地支配。當(dāng)然商務(wù)英語應(yīng)用文寫作能力的提高必須經(jīng)過長期的實(shí)踐鍛煉才行。

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商務(wù)英語信函的定義和分類

1. Subject Line

1. 主題線

Always have a subject line that summarises briefly and clearly the contents of the message (example: Re: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers).

始終要有一條主題線，簡要而念芹圓清晰地概括消息的內(nèi)容（例如：我們與ABC供應(yīng)商的會議摘要）。

2. Simplified Sentences

2.簡化句子

Don’t make your email look overcrowded by trying to use too many technical terms or long words. It is good to use complex and compound-complex sentences, but ensure that they are easy to understand.

不要試圖用太多的專仔塌業(yè)術(shù)語或冗長的詞語使你的郵件看起來過于擁擠。使用復(fù)雜句和復(fù)合句是很好的，但是要確保它們很容易理解。

The most common mistake that many of our students make is to translate directly from their own language. This can often lead to confusing sentences. A popular rule that you could adapt is to use the KISS Test – Keep It Short and Simple.

我們許多學(xué)生犯的最普遍的錯(cuò)誤是直接從他們自己的語言中翻譯。這常常會出現(xiàn)導(dǎo)致令人困惑的句子。你能適應(yīng)的一個(gè)流行規(guī)則是使用KISS測試——保持簡短和簡單。

3. Think of who your reader is going to be

3.想想你的讀者會是誰

Is it a colleague, a client or your boss? Should the email be informal or formal? Most business emails these days have a neutral tone. Note the difference between Informal and Formal:

是同事、客戶還是老板？電子郵件應(yīng)該是非正式的還是正式的？現(xiàn)在大多數(shù)商務(wù)郵件都是中性的。注意非正式和正式之間的區(qū)別：

Informal

非正式

–

Thanks for emailing me on 15th February

謝謝你在2月15日給我發(fā)電子郵件。

Formal

正式

–

Thank you for your email dated 15th February

感謝您2月15日發(fā)來的電子郵件。

Informal

非正式

–

Sorry, I can’t make it.

對不起，我做不到。

Formal

正式

–

I am afraid I will not be able to attend

恐怕我不能參加了。

Informal

非正式

–

Can you…?

你能……嗎？

Formal

正式

–

I was wondering if you could….?

我想知道你是否能……？首枝

Some emails to colleagues can be informal if you have a long working relationship and know them well. This is the style that is closest to speech, so there are often everyday words and conversational expressions that can be used. For instance, ‘Don’t forget’, ‘Catch you later’, ‘Cheers’.

有一些發(fā)給同事的郵件，如果你是有長期的工作關(guān)系并且很了解他們，給同事的一些郵件可以是非正式的。這是最接近于講話的風(fēng)格，所以可以使用日常用語和會話表達(dá)。例如，“別忘了”，“待會兒見”，“干杯”。

The reader may also accept or overlook minor grammatical errors in informal emails. However, if the email is going to a client or senior colleague, bad grammar and an over-friendly writing style will most probably not be acceptable.

讀者也可以接受或忽略非正式郵件中的小語法錯(cuò)誤。然而，如果電子郵件是給客戶或高級同事，糟糕的語法和過度友好的寫作風(fēng)格將很可能是不合適的。

4. Be very careful of capital letters, punctuation, spelling and basic grammar

4.要注意大寫字母、標(biāo)點(diǎn)符號、拼寫和基本語法。

While these can be tolerated in informal emails, they are very important in business emails as they are an important part of the image you create. Give yourself time to edit what you’ve written before you push that Send button.

雖然這些可以在非正式郵件中得到容忍，但它們在商務(wù)電子郵件中非常重要，因?yàn)樗鼈兪悄鷦?chuàng)建的映像的重要組成部分。在推送按鈕之前，給自己一些時(shí)間我你所寫的內(nèi)容。

In today’s busy world, it’s very easy to send out many emails without checking them thoroughly: as an English learner, you should make a conscious effort to double check before sending.

在當(dāng)今繁忙的世界里，很容易不仔細(xì)檢查就發(fā)送很多郵件：作為一個(gè)英語學(xué)習(xí)者，你應(yīng)該有意識地在發(fā)送前仔細(xì)檢查一下。

5. Think about how direct or indirect you want to be

5.想想你要直率表達(dá)還是委婉表達(dá)

In some cultures, it is common practice to be very direct in email correspondence. However, this can cause a problem if you’re writing to someone in another country and in a language that is not your mother tongue. They might find your directness rude and possibly offensive.

在某些文化中，在電子郵件通信中是非常直接的。然而，如果你寫信給另一個(gè)國家的人，用一種不是你母語的語言，這會引起一個(gè)問題。他們可能會覺得你是直率無禮，甚至是冒犯。

Consider these:

請考慮這些：

Direct

直接的

I need this in half an hour.

我半小時(shí)內(nèi)需要這個(gè)。

Indirect and polite

間接禮貌的

Would it be possible to have this in half an hour?

半小時(shí)內(nèi)可以完成嗎？

Direct

直接的

There will be a delay

會有延誤的

Indirect

間接的

I’m afraid there may be a slight delay.

恐怕有點(diǎn)耽擱了。

Direct

直接的

It’s a bad idea

這是個(gè)壞主意。

Indirect

間接的

To be honest, I’m not sure if that would be a good idea.

老實(shí)說，我不知道那是不是個(gè)好主意。

By adjusting your tone, you are more likely to get a positive response from your reader.

通過調(diào)整你的語調(diào)，你更有可能得到讀者的積極回應(yīng)。

6. Be positive!

6.保持積極！

Look at these words: helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity.

看看這些單詞：有用的，好問題，同意，一起，有用，我會盡我所能，相互，機(jī)會。

Now look at these: busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard.

現(xiàn)在看看這些：忙碌，危機(jī)，失敗，忘記它，我不能，這是不可能的，浪費(fèi)，努力。

The words you use show your attitude to life, so choose your words wisely.

你用的詞語表達(dá)了你對生活的態(tài)度，所以明智地選擇你的語言。

7. Get feedback

7.得到反饋

Try and get some feedback on the emails that you write. This could be from your English Teacher or someone you know whose English is at a good level.

試著從你寫的郵件中得到一些反饋。這可能來自你的英語老師或你認(rèn)識的人，他們的英語水平很好。

Study the English in any emails you receive. If it is a well-written email, look carefully at some of the language used. Start your own phrase book by collecting a bank of phrases from what you hear or read all around you; they may be useful in the future.

在收到的任何郵件中學(xué)習(xí)英語。如果是一封寫得很好的電子郵件，請仔細(xì)查看所使用的一些語言。從你周圍所聽到或讀到一切中，收集一組短語來開始你自己的短語書，它們將來可能有用。

商務(wù)英語信函寫作類型

1. 商業(yè)信函范文

商業(yè)信函的寫作 1）中文信函 如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個(gè)部分組成。

（1）開頭 開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨(dú)占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

（2）正文 信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題，通常包括： ①向收信人問候； ②寫信的事由，例如何時(shí)收到對方的來信，表示謝意，對于來信中提到的問題答復(fù)等等； ③該信要進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系，如詢問有關(guān)事宜，回答對方提出的問題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆蟮?。如果既要向?qū)Ψ皆儐?，又要回答對方的詢問，則先答后問，以示尊重； ④提出進(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式拆歲和要求。

（3）結(jié)尾 結(jié)尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)?！?/p>

同時(shí)寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬?！笨删o隨正文，也可和正文空開。

“敬禮”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。 （4）署名 署名即寫信人簽名，通常寫在結(jié)尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置。

以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時(shí)可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時(shí)署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

（5）日期 寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。

2）英文信函 同國外進(jìn)行經(jīng)商的業(yè)務(wù)往來信函，常用英文書寫，按英文信函的習(xí)慣用法，由信頭、日期、收信人姓名地址、稱謂、正文、結(jié)尾、簽字和其它等8個(gè)部分組成。 （1）信頭 信頭是指信紙上印刷或打印的企業(yè)名稱、廠稱、地址、電話號碼、電報(bào)掛號、主管人姓名等。

（2）日期 日期通常打印在首敬信頭的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫法是日、月、年；美式寫法是月、日、年。

為了避免誤解，日期、年份用數(shù)字表示，月份則用英文表示，第一個(gè)字母要大寫，也可用縮寫。比如Mail,1998（美式寫法）；1,May,1998（英式寫法）。

（3）收信人的名稱及地址 與信封上的收信人名稱和地址相同，通常打印在信紙的左側(cè)，低于日期位置2—4行，也可在簽字位置下2—4行。 書寫收信單位名稱時(shí)，應(yīng)特別尊重對方的習(xí)慣，不能隨意增刪公司名稱前的冠詞The，也不能隨意改用繁寫及縮寫，如Company與Co.之間不能互換，否則會被認(rèn)為是不禮貌的行為。

如果收信人是個(gè)人，就應(yīng)在收信人姓名之前加稱謂，如Mr.（先生），Mrs.（夫人），Miss（小姐），Hon（用于稱呼市長、部長、大使等），Pres.（總經(jīng)理、會長、總統(tǒng)等），Prof.（教授）等等。收信人地處的書寫格式與信封相同。

（4）稱謂 在英文信函中，相同于“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dear sirs”；稱呼企業(yè)，公司的婦女組織常用Madams,Ladies；無具體收信人姓名用Dear Sir稱呼收信者。 （5）正文 正文的地位和內(nèi)容與中文書信相同。

在英文商業(yè)信函中，信文從稱謂下兩行起書寫，行間相距一行，段落間空兩行。信文以占信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律者御慎取齊，但盡量要考慮到整齊美觀。

（6）結(jié)尾 英文商業(yè)信函的結(jié)尾是寫信人的謙稱，相當(dāng)于“敬上”的意思。若收信者為公司，謙稱則常用：Yours Truly,Truly Yours,Yours faithfully等；若收信者為個(gè)人，則常用：Yours sincerely,Sincerely yours等。

需要注意的是，結(jié)尾的謙稱后必須加逗號。 （7）簽署 簽署由兩部分組成，一是寫信人的簽名，二是打印出的寫信人的姓名。

簽名用鋼筆或圓珠筆寫在結(jié)尾謙稱下5行的位置內(nèi)。為易于辨認(rèn)，在簽名下還應(yīng)打印姓名，有時(shí)還將職銜一并打印。

常見的職銜有：Chairman of the Board of directors（董事長），President或Genera1 Manager（總經(jīng)理），Director（董事），Stand Director（常務(wù)董事），Manager（經(jīng)理），Head of Department（職員），Manageress（女經(jīng)理），Head of a Department（處長），Section chief（科長）等。 需要指出的是，寫信人如要代表企業(yè)單位或代理簽署時(shí)，應(yīng)在結(jié)尾謙稱下打印出全部大寫的企業(yè)單位名稱，然后才簽署，以表明該信不是以寫信人個(gè)人身份寫的，信由所述事宜均由企業(yè)單位負(fù)責(zé)。

（8）其它 商業(yè)信函除上述內(nèi)容外，還經(jīng)常遇到以下情況： ①寫信人提請對方特定人員注意時(shí)，可在信內(nèi)姓名及地址的下面或在稱呼同一行之右側(cè)說明，并加上Attn.(Attention的縮寫)字祥，也可在字下劃橫線表示。 ②寫信人為使對方迅速、正確地理解信所談的主題與目的，常在信內(nèi)列出“事由”項(xiàng)，記在信文的上方，并在Subject底下劃橫線，以提醒對方注意。

③為便于商業(yè)信函留存查閱并分清責(zé)任，書信下部注有發(fā)信人及打字員姓名的第一個(gè)字母，位于署名下兩行的左下方。 ④為說明信所附附件，便于收信人清點(diǎn)，可在發(fā)信人及打字員姓名的字母下行加注。

⑤如信文寫完后需要補(bǔ)充一點(diǎn)，或加附與信文主題無關(guān)的簡短內(nèi)容時(shí)，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的縮寫)引導(dǎo)。 對國外商業(yè)業(yè)務(wù)往來信函的結(jié)構(gòu)格式舉例如下：日期 May,20,1998，收信人 Mach &.Welson，地址340 Camedle Ave 。

2. 怎樣寫一封得體的商務(wù)郵件

最低0.27元開通文庫會員，查看完整內(nèi)容> 原發(fā)布者：fiordee 寫作中文商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。

所有您需要做的就是，用簡單樸實(shí)的語言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點(diǎn)，精品學(xué)習(xí)網(wǎng)總結(jié)了幾方面的內(nèi)容，希望對您寫中文商務(wù)信函有借鑒作用。

中文商業(yè)商務(wù)信函的寫作格式 如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個(gè)部分組成。 （1）開頭 開頭寫收信人或收信單位的稱呼。

稱呼單獨(dú)占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。 （2）正文 信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題，通常包括： ①向收信人問候； ②寫信的事由，例如何時(shí)收到對方的來信，表示謝意，對于來信中提到的問7a686964616fe78988e69d8331333433623737題答復(fù)等等； ③該信要進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系，如詢問有關(guān)事宜，回答對方提出的問題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆蟮取?/p>

如果既要向?qū)Ψ皆儐?，又要回答對方的詢問，則先答后問，以示尊重； ④提出進(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。 （3）結(jié)尾 結(jié)尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復(fù)的要求。

如“特此函達(dá)，即希函復(fù)?！蓖瑫r(shí)寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。

祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬祝”可緊隨正文，也可和正文空開?！熬炊Y”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。

（4）署名 署名即寫信人簽名，通常寫在結(jié)尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時(shí)可寫單位名稱或。

3. 中文商務(wù)信函的模板

原發(fā)布者：xiangbaji

?中文商務(wù)信函的寫作格式中文商業(yè)商務(wù)信函的寫作格式 如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個(gè)部分組成。 （1）開頭 開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨(dú)占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。 （2）正文 信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題，通常包括： ①向收信人問候； ②寫信的事由，例如何時(shí)收到對方的來信，表示謝意，對于來信中提到的問題答復(fù)等等； ③該信要進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系，如詢問有關(guān)事宜，回答對方提出的問題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆蟮?。如果既要向?qū)Ψ皆儐?，又要回答對方的詢問，則先答后問，以示尊重； ④提出進(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。 （3）結(jié)尾 結(jié)尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)?！蓖瑫r(shí)寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬祝”可緊隨正文，也可和正文空開?！熬炊Y”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。 （4）署名 署名即寫信人簽名，通常寫在結(jié)尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時(shí)可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時(shí)署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。 （5）日期 寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。

4. 求商務(wù)感謝信函的范文

中文商業(yè)商務(wù)信函的寫作格式

如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個(gè)部分組成。

(1)開頭

開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨(dú)占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

(2)正文

信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題，通常包括：

①向收信人問候；

②寫信的事由，例如何時(shí)收到對方的來信，表示謝意，對于來信中提到的問題答復(fù)等等；

③該信要進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系，如詢問有關(guān)事宜，回答對方提出的問題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆蟮取Ｈ绻纫驅(qū)Ψ皆儐?，又要回答對方的詢問，則先答后問，以示尊重；

④提出進(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。

(3)結(jié)尾

結(jié)尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá)，即希函復(fù)?！蓖瑫r(shí)寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬?！笨删o隨正文，也可和正文空開?！熬炊Y”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。

(4)署名

署名即寫信人簽名，通常寫在結(jié)尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時(shí)可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱，也可同時(shí)署寫信人的姓名。重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

(5)日期

寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，不要遺漏。

5. 商業(yè)信函的結(jié)尾怎么寫

1. 請求回函類；

2. 請多關(guān)照類；

3. 表明熱情、誠意；要求合作類。

商業(yè)信函，簡稱商函，國外稱為郵件廣告或DM廣告。它是以信函為載體，將客戶所需發(fā)布的商務(wù)性信息廣告，通過郵寄的方式，直接傳遞到客戶所指定的目標(biāo)對象手中的一種廣告形式。

商業(yè)信函以信函為載體，選擇有針對性的目標(biāo)客戶群的名址打印封裝，通過郵政渠道寄發(fā)的一種函件。與電視等媒體相比，商業(yè)信函的優(yōu)勢是針對性極強(qiáng)，"命中率"極高。

基本分為：

1. 普通類商業(yè)信函

2. 帳單類商函（郵簡）

基本特點(diǎn)：

1. 靈活性強(qiáng)，便于選擇

2. 針對性強(qiáng)，收效大

3. 閱讀率高，覆蓋面廣

4. 價(jià)格低廉、方便迅速

5. 信息量大，適用性強(qiáng)

6. 商業(yè)信函的格式

最低0.27元開通文庫會員，查看完整內(nèi)容> 原發(fā)布者：huangwiom 商務(wù)信函的格式和范文商務(wù)信函屬于商務(wù)禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務(wù)場合或商務(wù)往來過程中所使用的簡便書信。

其主要作用是在商務(wù)活動(dòng)中用來建立經(jīng)貿(mào)關(guān)系、傳遞商務(wù)信息、聯(lián)系商務(wù)事宜、溝通和洽商產(chǎn)銷；詢問和答復(fù)問題、處理具體交易事項(xiàng)。其種類包括聯(lián)系函、推銷函、訂購函、確認(rèn)函、索賠函等多種。

文種特性〔一）語氣口語性每一封商務(wù)信函的往來都是不同的企業(yè)之間或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務(wù)信函更多地體現(xiàn)了感性的一面。

而不是人們想象的商務(wù)信函應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調(diào)來表現(xiàn)。

（二）內(nèi)容直接性企業(yè)每天都要閱讀大量信函文件。商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。

所以，商務(wù)信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。用簡潔樸實(shí)的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。

當(dāng)涉及數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，如時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格、貨號，等等，要用語精確，使交流的內(nèi)容更加清楚，這更有助于加快商務(wù)活動(dòng)的進(jìn)程。（三）態(tài)度真誠性商務(wù)信函要能夠充分體現(xiàn)真誠、禮貌。

不管說什么，都要帶著誠意去說。把寫好的商務(wù)信函拿起來讀一遍，確保如果此時(shí)對方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。

這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語，而是。

7. 如何寫好商務(wù)信函

商業(yè)書信分為11大類進(jìn)行了詳細(xì)說明，其中包括委托書信、銷售與推銷書信、問候書信、社會活動(dòng)的書信、個(gè)人商業(yè)書信、吊唁書信、就業(yè)求職書信、客戶關(guān)系書信、媒體書信、電子郵件、明信片的寫法，并提供了每一種商業(yè)書信的中英文書寫模板與實(shí)例，具有簡明實(shí)用、速查速用的特點(diǎn)，是現(xiàn)代商業(yè)活動(dòng)及社交中必備的工具書。

電子郵件，或者E—mail，是企業(yè)界中一種比較新的書面溝通形式。電 子郵件可以滿足快節(jié)奏的商業(yè)和社會的要求。

它有優(yōu)點(diǎn)，也有缺點(diǎn)。優(yōu)點(diǎn)在 于快捷方便，缺點(diǎn)在于私密性和安全性不足。

此外很多商界人士認(rèn)為電子郵 件不夠正式。那些發(fā)錯(cuò)了的郵件以及“垃圾郵件”浪費(fèi)了員工的大量時(shí)間， 這似乎更證明了電子郵件確實(shí)問題多多。

所以說電子郵件的使用要特別小心 注意，而且要注意禮節(jié)。本章提供了一些關(guān)于電子郵件的使用技巧。

具體如 下：會議通告、消息確認(rèn)、客戶狀態(tài)的變更聲明、何時(shí)使用電子郵件、請求 幫助、索要已預(yù)訂的資料、要慎重、項(xiàng)目提議、項(xiàng)目附信、因員工的工作而 褒獎(jiǎng)員工、特別注意、電子郵件的優(yōu)缺點(diǎn)。 你將看到每封信的右側(cè)都有一些注釋，對相應(yīng)部分的內(nèi)容做出了說明。

第一封信中對所有部分都做出了說明，后面的信中只對變化之處做了說明。 寫作步驟 電子郵件通常用于企業(yè)的內(nèi)部溝通，它可以方便、迅速地向大量收信人 同時(shí)發(fā)送信息。

它可以用來向整個(gè)部門的成員發(fā)送通知、向全體團(tuán)隊(duì)成員通 報(bào)項(xiàng)目近況，或者向全體員工通知福利或培訓(xùn)信息。電子郵件的收件人可以 把信件內(nèi)容打印出來以便歸檔。

電子郵件可以比較輕松隨意，嚴(yán)格來講只能 算是一個(gè)用于快速溝通的工具。 第1步：大多數(shù)電子郵件服務(wù)器的格式近似于備忘錄形式。

首先填寫“ 收件人”和“主題”欄。服務(wù)器程序會記錄下發(fā)信的時(shí)間和日期。

第2步：寫一個(gè)提綱，然后有話直說。很多人發(fā)電子郵件的時(shí)候完全是 想到哪兒寫到哪兒，事后還要追加第二封甚至第三封郵件來補(bǔ)充說明或者糾 正前文中的錯(cuò)誤。

寫提綱的時(shí)候不要慌，磨刀不誤砍柴工。在點(diǎn)擊“發(fā)送” 按鈕之前，最后再好好檢查一遍。

對于這種溝通形式，收件人會希望你開門見山。所以第一句話中就要提 出你的要求或者說明你的目的。

第3步：要簡單明了。在傳輸?shù)倪^程中，郵件格式經(jīng)常會被打亂，讓收 件人看得一頭霧水。

所以格式和措辭都要簡單，以減少被誤解的機(jī)會。 第4步：關(guān)于署名。

電子郵件會顯示出發(fā)件人，所以收信人可以知道信 是誰發(fā)的。你可以根據(jù)收件人、信件的前因后果以及通常禮節(jié)來自己決定要 不要加上最后的信尾敬語和自己的簽名。

可以采用若干種方式如“Regards ”、“Thanks”或者僅僅寫上你的姓名縮寫。 注意：別拿電子郵件不當(dāng)公文。

公事一定要公辦。文筆要清晰簡練，使用標(biāo)準(zhǔn)英語，禮節(jié)要周到。

在發(fā)送敏感或者保密信息的時(shí)候要特別注意。電子郵件就像明信片一樣 。

8. 商務(wù)函電外語書信寫作

寫作商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。您需要做的就是，用簡單樸實(shí)的語言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。一般地，商務(wù)信函有以下幾個(gè)方面的寫作原則：

1、禮貌原則（courtesy）

禮貌不僅僅是指有禮而已，并不是簡單用一些禮貌用語比如 your kind inquiry, your esteemed order 等就可以，它是從一個(gè)“您為重”（You - attitude） 的角度考慮問題。7a686964616fe78988e69d8331333335316632為了使商務(wù)英語文書更具禮節(jié)，撰寫者還應(yīng)避免過激、冒犯和輕視的用詞。

2、體諒原則（consideration）

體諒原則強(qiáng)調(diào)對方的情況而非我方情況，要體現(xiàn)一種為他人考慮、多體諒對方心情和處境的態(tài)度。當(dāng)撰寫商務(wù)英語文書時(shí)，要將對方的要求、需要、渴望和感情記在心中，尋找最好的方式將信息傳遞給對方。

3、完整原則（pleteness）

在信函寫作中，信息完整很關(guān)鍵，所以商務(wù)信函中應(yīng)包括所有必需的信息。

4、清楚原則（clarity）

清楚是商務(wù)英語信函寫作最重要的原則.一封含糊不清、辭不達(dá)意的書信會引起誤會與歧義，甚至?xí)斐少Q(mào)易損失。清楚表達(dá)應(yīng)注意選擇正確、簡練的詞以及正確的句子結(jié)構(gòu)。一般地，商務(wù)文書的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達(dá)出來，以便對方準(zhǔn)確理解。

5、簡潔原則（conciseness）

要求我們用最少的語言表達(dá)最豐富的內(nèi)容。在寫作中， 我們應(yīng)當(dāng)用簡短、易懂、直接、樸素的英語， 要避免重復(fù)、羅嗦， 不要將讀者的時(shí)間浪費(fèi)在你那難懂的字眼上[1](P1)

6、具體原則（concreteness）

使所表達(dá)的內(nèi)容準(zhǔn)確而又生動(dòng)。當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或具體的信息時(shí)，比如時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格、貨號等等，盡可能做到具體。這樣會使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。

7、正確原則（correctness）

正確原則是指不僅是語法、停頓和拼寫正確，也指語言標(biāo)準(zhǔn)、敘述恰當(dāng)、數(shù)字精確、以及對商業(yè)慣用語的正確理解

9. 如何寫好一篇商務(wù)信函

遵循以下幾個(gè)要求，寫個(gè)簡短的敘述就好！但是要大氣一點(diǎn)，

商業(yè)信函的"完整"要求

要求書信的"完整"， 理由有三：

1.一封完整的書信比一封不完整的書信，有更大的可能性帶來預(yù)期的效果；

2.一封完整的書信，有助于建立和表達(dá)友善關(guān)系；

3.一封完整的書信，可以避免由于遺漏重要情況（情報(bào)）所導(dǎo)致的訴訟（Lawsuit）;

4. 有時(shí)，某些不顯眼的書信或文件，由于所提供的情況完整而又生動(dòng)有力（Complete and Effective）而成為極為重要的文件。

一封信寫得是否完整，建議用五個(gè)"W"來檢驗(yàn)，即：

"Who, What, Where, When 及Why （包括How）"

例如在定貨的信中，必須明確說明

"需要什么商品"（What you want）

"何時(shí)需要" （When you need the goods）

"貨物發(fā)到何地何人收"（to Whom and Where the goods to be sent）

"如何付款"（How payment will be made）

如對對方的要求做出否定的答復(fù)時(shí)（如不能報(bào)盤，不能理賠等）應(yīng)說明理由"為什么"（Why）

當(dāng)然。結(jié)尾你要請求對方盡早給你回函。

商務(wù)英語信函格式介紹

并不是所有的外貿(mào)員都是天生下來就會用英語寫商務(wù)信函了，它們也是會遵循一些信件格式的寫作的。下面是我給大家整理的，供大家參閱!

英文商務(wù)信函寫作格式 英文信函分為混合式和齊頭式。

混合式：每一段的首行縮排兩格。落款在信末中間靠右下的位置。

齊頭式：信的所有內(nèi)容都靠左，段與段之間空一行。

英文信函的習(xí)慣用法，由以下幾個(gè)方面組成：

1信頭 The heading

信頭是指信紙上印刷或列印的企業(yè)名稱、廠稱、地址、電話號碼、電報(bào)掛號、主管人姓名等。通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時(shí)，直接使用這種信箋紙就可以。

2編號和日期 The reference number and the date

方便以后查信使用。Your ref: 你方編號 Our ref: 我方編號

日期通常列印在信頭的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫法是日、月、年;美式寫法是月、日、年。為了避免誤解，日期、年份用數(shù)字表示，月份則用英文表示，第一個(gè)字母要大寫，也可用縮寫。比如May，1998美式寫法;1，May，1998英式寫法。

3信內(nèi)地址 The inside address

與信封上的收信人名稱和地址相同，通常列印在信紙的左側(cè)，低于日期位置2—4行，也可在簽字位置下2—4行。

書寫收信單位名稱時(shí)，應(yīng)特別尊重對方的習(xí)慣，不能隨意增刪公司名稱前的冠詞The，也不能隨意改用繁寫及縮寫，如pany與Co.之間不能互換，否則會被認(rèn)為是不禮貌的行為。收信人地處的書寫格式與信封相同。

4稱謂 The salutation

在英文信函中，相同于“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dear sirs”;稱呼企業(yè)，公司的婦女組織常用Madams，Ladies;無具體收信人姓名用Dear Sir or Madam 稱呼收信者。

收信人是個(gè)人，就應(yīng)在收信人姓名之前加稱謂，如Mr.先生，Mrs.夫人，Miss小姐，Hon用于稱呼市長、部長、大使等，Pres.總經(jīng)理、會長、總統(tǒng)等，Prof.教授等等。

5開頭語The open sentences

開頭語沒有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通訊，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡單明了。

6正文 The body of the letter

正文的地位和內(nèi)容與中文書信相同。在英文商業(yè)信函中，信文從稱謂下兩行起書寫，行間相距一行，段落間空兩行。信文以占信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律取齊，但盡量要考慮到整齊美觀。

7結(jié)尾語The closing sentences

結(jié)尾語一般用來總結(jié)文字所談的事項(xiàng)，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復(fù)詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結(jié)束后，另起一段寫結(jié)尾語。

8結(jié)束語 The plimentary close

英文商業(yè)信函的結(jié)尾是寫信人的謙稱，相當(dāng)于“敬上”的意思。若收信者為公司，謙稱則常用：

Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等;若收信者為個(gè)人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，結(jié)尾的謙稱后必須加逗號。

9簽署 The signature

簽署由兩部分組成，一是寫信人的簽名，二是打印出的寫信人的姓名。簽名用鋼筆或圓珠筆寫在結(jié)尾謙稱下5行的位置內(nèi)。盡量不要用印章，用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。為易于辨認(rèn)，在簽名下還應(yīng)列印姓名，有時(shí)還將職銜一并列印。常見的職銜有：

Chairman of the Board of directors董事長，President或Genera1 Manager總經(jīng)理，Director董事，Stand Director常務(wù)董事，Manager經(jīng)理，Head of Department職員，Manageress女經(jīng)理，

Head of a Department處長，Section chief科長等。

需要指出的是，寫信人如要代表企業(yè)單位或代理簽署時(shí)，應(yīng)在結(jié)尾謙稱下打印出全部大寫的企業(yè)單位名稱，然后才簽署，以表明該信不是以寫信人個(gè)人身份寫的，信由所述事宜均由企業(yè)單位負(fù)責(zé)。

10、附件 Enclosure

如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl. 或Enc.。

例如：

Encls: 2 Invoices

Enc.: 1 B/Lading

11其它

商業(yè)信函除上述內(nèi)容外，還經(jīng)常遇到以下情況：

①寫信人提請對方特定人員注意時(shí)，可在信內(nèi)姓名及地址的下面或在稱呼同一行之右側(cè)說明，并加上Attn.Attention的縮寫字祥，也可在字下劃橫線表示。

②寫信人為使對方迅速、正確地理解信所談的主題與目的，常在信內(nèi)列出“事由”項(xiàng)，記在信文的上方，并在Subject底下劃橫線，以提醒對方注意。

③為便于商業(yè)信函留存查閱并分清責(zé)任，書信下部注有發(fā)信人及打字員姓名的第一個(gè)字母，位于署名下兩行的左下方。

④為說明信所附附件，便于收信人清點(diǎn)，可在發(fā)信人及打字員姓名的字母下行加注。

⑤如信文寫完后需要補(bǔ)充一點(diǎn)，或加附與信文主題無關(guān)的簡短內(nèi)容時(shí)，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.Postscript的縮寫引導(dǎo)。

對國外商業(yè)業(yè)務(wù)往來信函的結(jié)構(gòu)格式舉例如下： 日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson，

地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T,

注意 Attn：Mr. Jack G. Johnson

SCHARFMAN BROS. INC

CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES

信頭 HEMPSTS Representatives一Importers 516292一1750

Sauco 393 FRONT STREET

TELEX: 96-7725 HEMPSTED

NEW YORK 11550

稱呼 Dear Sirs。

Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。

信文：

We are leased to rm you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。 P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。

信尾謙稱 Very truly yours，

公司名稱 SCHRTFMAN BROS.INC.

簽 字

寫信人姓名 Michael Seharfmah

寫信人職務(wù) Manager

發(fā)信人及打字員 MS/am

附 件 Encl. One

樣信一：

1、收信人的郵箱

2、發(fā)信人的郵箱

3、寫信日期：寫日期時(shí)，請注意以下幾點(diǎn)：

a. 年份要寫完整，不能用03代替2003。

b. 月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出現(xiàn)。但是可

以用英文縮寫，比如用Aug.代替August。

4、時(shí)間

5、主題

6、稱呼

7、正文

8、結(jié)束語

9、簽名

10、聯(lián)絡(luò)方法：

這部分內(nèi)容要完整,包括寫信人姓名、職位、公司名稱以及聯(lián)絡(luò)方法地址、電話、傳真、郵箱、網(wǎng)址。寫地址要注意：一般來說，門牌號和街道名稱之間不用逗號點(diǎn)開，但城市名稱和國家名稱之間一定要用逗號。

英文商務(wù)信函寫作格式

1、信頭 The heading

信頭就是指書信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。

通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時(shí)，直接使用這種信箋紙就可以。

2、編號寫信人的名字縮寫和日期 The sender name and the date

這部分內(nèi)容是為了方便今后查詢信件用的。

3、封內(nèi)地址 The inside address

這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫出。另外，如果不是完全公事化的書信往來，或者

已經(jīng)從公事的關(guān)系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來，由于稱呼這一欄的內(nèi)容已經(jīng)說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內(nèi)地址。

4、事由 The subject heading

事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點(diǎn)，讓人不必讀完全信才了解到信的內(nèi)容。所以事由要寫得簡明扼要。

5、稱呼 The salutation

指對收信人的一種稱呼。

較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。稱呼后面的標(biāo)點(diǎn)，一般使用逗號。稱呼里的第一個(gè)字母要大寫。

6、開頭語 The open sentences

開頭語沒有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通訊，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡單明了。

7、正文 The body of the letter

信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會在后面繼續(xù)討論寫作商務(wù)信函的一些技巧、規(guī)則。

8、結(jié)尾語 The plimentary close

結(jié)尾語一般用來總結(jié)文字所談的事項(xiàng)，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復(fù)詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結(jié)束后，另起一段寫結(jié)尾語。

9、結(jié)束語 The plimentary close

結(jié)束語是結(jié)束信函時(shí)的一種客套，應(yīng)該與前面的稱呼相呼應(yīng)。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 結(jié)束語寫在結(jié)尾語下隔一行，只有第一個(gè)字母大寫，后面加逗號。

10、簽名 The signatrue

寫在結(jié)束語的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統(tǒng)的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因?yàn)橛糜≌碌脑挘f明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫上發(fā)信人的職位。

11、附件 Enclosure

如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl. 或Enc.。

例如：

Encls: 2 Invoices

Enc.: 1 B/Lading

商務(wù)信函的寫作特點(diǎn)

寫作商務(wù)信函并不要求使用華麗優(yōu)美的詞句。所有需要做的就是，用簡單樸實(shí)的語言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。

1、口語化

每一封信函的往來，都是跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以需要在信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應(yīng)該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your plaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your plaint”。其實(shí)我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進(jìn)行了一次交談嗎?只不過是把交談的內(nèi)容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個(gè)朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。

2、語氣語調(diào)

由于信函都是有其目的性的，所以信函里所采用的語氣語調(diào)也應(yīng)該符合寫信人的目的。在寫之前先不妨仔細(xì)考慮一下，寫這封信函是想達(dá)到一個(gè)什么樣的目的，希望對收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢?是歉意的，勸說性的，還是堅(jiān)決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調(diào)來表現(xiàn)。

3、真誠

不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以信函也必須能夠充分體現(xiàn)真誠。不管說什么，都要帶著誠意去說。

4、直接

信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請毫不留情的舍棄它們。因?yàn)檫@些內(nèi)容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產(chǎn)生反感。

5、禮貌

禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。

特別要注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，我們首先要理解并尊重對方的觀點(diǎn)。如果對方的建議不合理或者的指責(zé)不公平時(shí)，請表現(xiàn)一下高姿態(tài)，可以據(jù)理力爭，說明自己的觀點(diǎn)，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。

6、簡潔

就象前面提到的，要用簡潔樸實(shí)的語言來寫信函，讓信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復(fù)雜的單詞。一個(gè)單詞可以表達(dá)，就不要用片語。多用短句，因?yàn)槎叹涓菀桌斫?。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個(gè)相同含義的單詞。比如，前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時(shí)就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因?yàn)檫@樣寫會誤導(dǎo)讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。最好是一件事情寫一段。

8、精確

當(dāng)涉及到資料或者具體的資訊時(shí)，比如時(shí)間，地點(diǎn)，價(jià)格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的程序。

9、針對性

請?jiān)卩]件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對此的重視。當(dāng)然，如果無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

10、語言樸實(shí)

商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。根據(jù)西方的語言習(xí)慣，他們更愿意使用簡練而樸實(shí)的語言。所以當(dāng)我們跟西方人進(jìn)行商務(wù)溝通時(shí)，也要盡量避免華麗復(fù)雜的詞句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語言習(xí)慣。

11、回復(fù)迅速及時(shí)

給買家的回復(fù)，千萬要迅速及時(shí)。因?yàn)橘I家通常只看最先收到的幾封回復(fù)，從中去選擇合適的供應(yīng)商。如果您的回復(fù)不夠及時(shí)，就可能因?yàn)閾尣坏较葯C(jī)而失去商機(jī)。

12、標(biāo)題

這一點(diǎn)是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實(shí)上，E-mail的標(biāo)題是很重要的一個(gè)部分，郵件給對方的第一個(gè)印象就是通過標(biāo)題來完成的。如果標(biāo)題沒有內(nèi)容，看起來象群發(fā)的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標(biāo)題“How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣會使郵件顯得更加專業(yè)。

13、校對

寫完之后，一定要檢查。最基本是要確保拼寫和語法正確，然后檢查一下所提供的事實(shí)，資料等是否有錯(cuò)。在信函里有一個(gè)極小的失誤，也可能會破壞寫信人在溝通方面的可信度，并使人對寫信人表達(dá)的其他資訊投下懷疑的陰影。

簽名檔所填寫內(nèi)容：

職務(wù),根據(jù)個(gè)人的職務(wù)所寫

Luoyang Yunchuan Wind Power Machinery Co., Ltd.

Add：1-1-2109 Room, Wenxing Modern Bulding,No.3, Lianmeng Road, Janxi District, Luoyang, Henan Province, China

Tel: +86-0379-64833105 +86-0379-64687596

Fax: +86-0379-64833105 +86-0379-64687596\

Email: 根據(jù)個(gè)人的email所寫

Website: 根據(jù)入口網(wǎng)站所寫

郵件自動(dòng)回復(fù)內(nèi)容：

Dear Sirs:

I am very glad to receive your letter! I will reply you soon.

Thank you very much!

Best regards!

Your sincerely

XXXXX名字

看過的人還：

【聲明：本文來源于網(wǎng)絡(luò)，若有來源標(biāo)注錯(cuò)誤或涉嫌侵犯您的合法權(quán)益，請聯(lián)系我們。我們將及時(shí)更正、刪除，謝謝。】